ما هي الكتابة الرسمية؟ نصائح وأفضل الممارسات

تعريف الكتابة الرسمية

الكتابة الرسمية هي أسلوب يعطي الأولوية للوضوح والموضوعية والدقة والالتزام بالقواعد المعمول بها.

تُستخدم في المواقف التي تتطلب نبرة احترافية ومحترمة وحيث تكون الدقة والمصداقية ذات أهمية قصوى. تتعلق بنقل المعلومات أو الحجج بطريقة واضحة وموجزة ومنظمة، خالية من التحيز الشخصي.

دليل جيد للكتابة الرسمية هو

مقارنة بين الكتابة الرسمية وغير الرسمية

يوضح الجدول أدناه مقارنة بين مواقف الكتابة الرسمية والكتابة غير الرسمية.

الآن، يمكنك تخيل كيف تبدو الكتابة الرسمية. إليك كيف تعرف متى تستخدمها.

متى تستخدم الكتابة الرسمية

الكتابة الرسمية ضرورية في مختلف السيناريوهات المهنية والأكاديمية، بما في ذلك:

• المراسلات التجارية: التقارير، المقترحات، رسائل البريد الإلكتروني الرسمية، الخطابات التجارية، والعقود.
• الأوراق الأكاديمية: المقالات، أوراق البحث، الأطروحات، الرسائل العلمية، ومقالات المجلات.
• الوثائق القانونية: العقود، المذكرات القانونية، والبيانات الرسمية.
• الخطابات العامة والعروض التقديمية: الخطابات المعدة والعروض التقديمية في البيئات المهنية.
• طلبات العمل: خطابات التغطية والسير الذاتية.
• الاتصالات الخارجية: البيانات الصحفية، الإعلانات العامة، ومحتوى المواقع الإلكترونية الرسمية.

استخدام الكتابة الرسمية في هذه السياقات يضمن أخذ رسالتك على محمل الجد، ويعزز صورتك المهنية، ويقلل من سوء التفسيرات.

تقنيات الكتابة الاحترافية

للتفوق في الكتابة الرسمية، كن مباشرًا واعمل بنشاط على التخلص من المصطلحات والتعقيدات غير الضرورية التي قد تحجب رسالتك. يجب أن تكون كل جملة هادفة، تساهم مباشرة في حجتك المركزية أو هدفك المعلوماتي. اختر الكلمات بدقة للقضاء على الغموض وحدد المصطلحات الرئيسية لضمان فهم القارئ الكامل منذ البداية.

إرشادات اللغة الرسمية

اختر كلماتك بعناية واستخدم مفردات واسعة للعثور على كلمات تناسب بدقة ما تكتب عنه. هناك مجموعة أخرى من القواعد للغة الرسمية في الكتابة تتعلق بكيفية قول الأشياء. اكتب من وجهة نظر الشخص الثالث - تحدث عن "هو" أو "هي" أو "هم" بدلاً من "أنا" أو "أنت".

هذا يجعل كتابتك تبدو أكثر موضوعية وأقل شخصية. وفي معظم الأحيان، استخدم صيغة المبني للمعلوم لجعل كتابتك أكثر مباشرة. وأخيرًا، لا تستخدم العامية أو التعبيرات اليومية أو العبارات التي قد تكون مفهومة فقط لبعض الناس.

الهيكل والتنظيم

الوثيقة المنظمة جيدًا تحدث فرقًا كبيرًا. فهي تساعد الناس على فهم رسالتك بسهولة لأن التدفق وهيكل الكتابة الرسمية سهل المتابعة. ابدأ بمقدمة واضحة تخبر الناس بموضوع وثيقتك وما تخطط للقيام به أو قوله.

ثم، نظم كتابتك في فقرات، بحيث تتحدث كل فقرة عن فكرة رئيسية واحدة فقط. استخدم جملة موضوعية في بداية كل فقرة لتوضيح ماهية تلك الفكرة. استخدم العناوين والعناوين الفرعية لتقسيم النص.

تأكد من استخدام كلمات انتقالية مثل "أيضًا" أو "لكن" أو "على سبيل المثال" لربط فقراتك وأفكارك بسلاسة. وأخيرًا، اختم بخاتمة قوية تلخص نقاطك الرئيسية وتذكر الناس برسالتك الأساسية.

أنواع المستندات والمعايير

في عالم الأعمال، تأخذ الكتابة الرسمية أشكالاً متنوعة، ولكل منها معاييرها الخاصة:

• الرسائل التجارية: صوتك المهني للعالم الخارجي. إنها مصقولة، محترمة، وتتبع اتفاقيات رسمية صارمة.
• التقارير التجارية: تركز الكتابة على الموضوعية البحتة والتمثيل الواقعي، مثل مقالة ويكيبيديا. الأسلوب واضح ومباشر.
• المقترحات: موضوعية، تماماً مثل التقارير، ولكن بأسلوب كتابة يتطلع إلى المستقبل وموجه نحو العمل. تتضمن المقترحات الكثير من "نحن" ولها نبرة مقنعة.
• المذكرات: لغة مباشرة وسهلة الفهم، تتجنب المصطلحات المتخصصة. إنها مثل التحدث إلى زميل، لكنك على منصة، ويمكن للجميع سماع صوتك.
• رسائل البريد الإلكتروني: الأكثر تنوعاً وتعكس بشكل أساسي العلاقة مع الشخص الذي ترسل إليه البريد الإلكتروني. إذا كان زميلاً، يمكن أن تكون أكثر بساطة ووضوحاً. ولكن إذا كانت موجهة إلى مسؤول أعلى، فإن الكتابة الرسمية والمهنية هي المفتاح.

من خلال فهم هذه الاختلافات، يمكنك التواصل بدقة وتأثير عبر المشهد المتنوع للتفاعلات المهنية.

قواعد التنسيق المهني

يمكن لتنسيقك وحده أن يرفع من مستوى كتابتك فوراً. فيما يلي بعض قواعد الكتابة الرسمية الأساسية التي تعتبر ضرورية لإنشاء مستندات رسمية متقنة وفعالة:

• الخط المهني: Arial أو Times New Roman بحجم 12 نقطة.
• الهوامش والمسافات: هوامش قياسية بمقدار 1 بوصة ومسافات 1.5 أو مزدوجة لمنع تكدس النص.
• تقسيم الفقرات: المسافة البادئة والمساحة السخية بين السطور لتوجيه القراء عبر أفكارك.
• القوائم: قوائم مرقمة للتسلسلات ونقاط تعداد للعناصر.
• اتساق الأسلوب: خطوط وعناوين وأنماط موحدة في جميع أنحاء المستند.

كلما ارتفع منصبك في شركتك، كلما زادت حرية اختيارك في تصميم التنسيق واختيار الخطوط المهنية.

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها في كتابة التنسيق

هناك عدة أخطاء شائعة يمكن أن تقوض رسمية الكتابة التجارية:

• الإفراط في استخدام المصطلحات المتخصصة: بينما تكون المصطلحات الخاصة بالصناعة ضرورية أحياناً، إلا أن الإفراط في استخدامها قد يربك القراء.
• اللغة الغامضة: تجنب اللغة الغامضة أو المبهمة. كن محدداً ومباشراً في عباراتك.
• الأخطاء النحوية والإملائية: دقق بعناية. الأخطاء النحوية والإملائية تنتقص من مصداقيتك.
• اللغة العاطفية أو المتحيزة: حافظ على نبرة محايدة وموضوعية. تجنب الانفعالات العاطفية أو العبارات المتحيزة.
• التحيات والخواتيم غير الرسمية: استخدم تحيات رسمية (مثل "عزيزي السيد/السيدة/الدكتور [اللقب]") وخواتيم (مثل "مع خالص التقدير،" "باحترام").

تجنب هذه الهفوات وستعكس كتابتك الرسمية باستمرار السلطة والأناقة.

معايير الأوراق البحثية

تتطلب الكتابة الأكاديمية الدقة والصرامة. الأوراق البحثية هي أمثلة رئيسية للكتابة الرسمية:

• مدفوعة بالأطروحة: الكتابة الرسمية هي ما يجعل الأطروحة محددة بوضوح ومفهومة حتى للقراء بعد سنوات في المستقبل. كل شيء هنا يتعلق بالموضوعية.
• تحليلية ونقدية: تجاوز الوصف إلى تحليل وتقييم المعلومات بشكل نقدي. أظهر الفكر الأصلي والبصيرة.
• حجج منظمة: قدم الحجج بطريقة منطقية وخطوة بخطوة. استخدم الأدلة لبناء قضيتك ومعالجة الحجج المضادة.
• نبرة وأسلوب رسمي: حافظ على نبرة موضوعية ورسمية وغير شخصية. تجنب الآراء الشخصية واللغة الذاتية.

إذا اتبعت هذه القواعد، ستكون فكرتك الرئيسية واضحة حتى لو قرأها الناس بعد سنوات.

قواعد الاستشهاد والمراجع

الاستشهاد الصحيح أمر بالغ الأهمية في إرشادات الكتابة الأكاديمية. فهي تعطي الفضل للمصادر وتتجنب الانتحال:

• أسلوب استشهاد متسق: اختر أسلوب استشهاد معترف به (مثل MLA، APA، شيكاغو) والتزم به باستمرار في ورقتك.
• الاستشهادات داخل النص: استخدم الاستشهادات داخل النص للإشارة إلى المصادر ضمن متن ورقتك.
• قائمة المراجع/البيبليوغرافيا: قم بتضمين قائمة شاملة لجميع المصادر المذكورة في نهاية ورقتك.
• الدقة والاكتمال: تأكد من أن جميع معلومات الاستشهاد دقيقة وكاملة، متبعاً إرشادات الأسلوب الذي اخترته.
• تجنب الانتحال: افهم ما يشكل الانتحال واتخذ خطوات لتجنبه. استشهد دائماً بالمصادر للاقتباسات المباشرة والأفكار المعاد صياغتها والبيانات.

الاستشهاد والمراجع هما العمود الفقري الأخلاقي للكتابة الأكاديمية.

النبرة والأسلوب الأكاديمي

يجب أن يكون تركيزك منصباً تماماً على البحث والأدلة نفسها، وليس على إدخال المشاعر الشخصية أو الآراء الذاتية في الخطاب. للحفاظ على هذا الموقف الموضوعي، استخدم باستمرار منظور الشخص الثالث، الذي يساعد على خلق مسافة ضرورية ويعزز الطبيعة غير الشخصية للبحث العلمي.

علاوة على ذلك، يجب أن تكون اللغة التي تختارها دقيقة ورسمية. هذا يعني استخدام المصطلحات الخاصة بتخصصك الأكاديمي مع تجنب التعبيرات العامية والمصطلحات الدارجة والاختصارات التي تقوض جدية وخلود العمل الأكاديمي.

الآن بعد أن أصبحت على دراية بهذه الأدلة لأسلوب الكتابة الرسمية وتقنيات الكتابة المهنية، إليك كيف يمكنك استخدام الذكاء الاصطناعي للكتابة رسمياً نيابة عنك.

إسكريتور

إسكريتور هو مساعد كتابة ذكاء اصطناعي متطور يستخدم في الأوساط الأكاديمية والصناعات المؤسسية لكتابة وتحسين المحتوى.

تعمل هذه الأداة الذكية من خلال معالجة موضوعك أو كلماتك الرئيسية أو مطالبة كتابة محددة واستخدام محرك الذكاء الاصطناعي لإنشاء مسودات أصلية. في هذه الحالة، يمكن لأداة الذكاء الاصطناعي تطبيق الكتابة الرسمية وفق المعايير الصناعية على مستنداتك، أو يمكنها تعلم كيفية محاكاة أسلوب الكتابة في المستندات الرسمية لشركتك.

الميزات الفريدة لإسكريتور للكتابة الرسمية:

• ضبط النبرة: تطبيق كتابة رسمية متسقة ودقيقة واحترافية في جميع أنحاء المستند.
• تحسين الأسلوب: اقتراحات أسلوب متقدمة لتحسين جملك للوضوح والدقة.
• مساعدة الهيكلة: يساعد في تنظيم أفكارك بشكل منطقي، مما يساعدك على إنشاء مستندات منظمة جيدًا بمقدمات واضحة وفقرات متماسكة واستنتاجات قوية.
• إثراء المفردات: يقترح إسكريتور مرادفات ومفردات أكثر رسمية لمساعدتك على الابتعاد عن اللغة العادية واعتماد معجم أكثر ملاءمة للأوساط الأكاديمية أو التجارية.
• قدرات متعددة اللغات: دعم لأكثر من 40 لغة، مما يعني أنه يمكنك الحفاظ على معايير الكتابة الرسمية حتى عند التواصل عبر الحدود اللغوية.

إليك مقارنة للميزات بين إسكريتور وبدائل السوق الأخرى حتى تتمكن من رؤية الفرق:

إذا كنت ترغب حقًا في التميز في الكتابة الرسمية، فإن إسكريتور هو الخيار الأفضل. يساعدك في الحصول على النبرة المناسبة، وهيكلة كتابتك، وحتى كتابة مستندات كاملة لك. الأدوات الأخرى مقبولة، لكن إسكريتور مصمم خصيصًا للكتابة الرسمية.

جرب إسكريتور الآن وشاهد كيف يمكن أن تتحسن كتابتك الرسمية!