Mis on ametlik kirjutamine? Näpunäited ja parimad tavad
Looge parim sisu AI sekunditega
Professionaalses ja akadeemilises keskkonnas on selgus vältimatu. Ametlik kirjutamine on selguse nurgakivi, olenemata sellest, kas koostate olulist äriettepanekut või akadeemilist tööd. See ei ole lihtsalt uhkelt kõlamine. See on arusaamatuste kõrvaldamine, töövoogude sujuvamaks muutmine ja kõigi ühele lehele toomine.
Siiski on professionaalidel ja akadeemikutel üha rohkem raskusi ametliku kirjutamisega selle harva esinevate igapäevaste kaasaegsete kasutusviiside tõttu.
See juhend värskendab teie mälu. Lõpuks mäletate iga formaalse kirjutamise olulist aspekti. Soovitame isegi tööriista, mida saate kasutada igasuguse kirjutise formaalseks kirjanduseks muutmiseks.
Ametliku kirjutamise mõistmine
See osa on kokkuvõtlik ülevaade sellest, mida ametlik kirjutamine endast kujutab.
Ametliku kirjutamise definitsioon
Ametlik kirjutamine on stiil, mis seab esikohale selguse, objektiivsuse, täpsuse ja kehtestatud konventsioonide järgimise.
Seda kasutatakse olukordades, kus on vajalik professionaalne ja lugupidav toon ning kus täpsus ja usaldusväärsus on ülioluline. See on info või argumentide edastamine selgel, kokkuvõtlikul ja struktureeritud viisil, vaba isiklikest eelarvamustest.
Hea juhis ametlikuks kirjutamiseks on
Ametliku ja mitteametliku kirjutamise võrdlus
Allolev tabel näitab olukordi, kus võrreldakse ametlikku ja mitteametlikku kirjutamist.
Nüüd võid ette kujutada, milline ametlik kirjutamine välja näeb. Siin on juhised, millal seda kasutada.
Millal kasutada ametlikku kirjutamist
Ametlik kirjutamine on oluline mitmetes professionaalsetes ja akadeemilistes olukordades, sealhulgas:
- Ärisuhtlus: Aruanded, ettepanekud, ametlikud e-kirjad, ärikirjad ja lepingud.
- Akadeemilised tööd: Esseed, uurimistööd, lõputööd, väitekirjad ja teadusartiklid.
- Juriidilised dokumendid: Lepingud, õiguslikud kokkuvõtted ja ametlikud avaldused.
- Avalikud esinemised ja presentatsioonid: Ettevalmistatud kõned ja esitlused professionaalses keskkonnas.
- Tööle kandideerimine: Kaaskirjad ja elulookirjeldused.
- Väline kommunikatsioon: Pressiteated, avalikud teadaanded ja ametliku veebilehe sisu.
Ametliku kirjutamise kasutamine nendes kontekstides tagab, et teie sõnumit võetakse tõsiselt, parandab teie professionaalset kuvandit ja vähendab vääritimõistmisi.
Ametliku kirjutamise olulised elemendid
Heal ametlikul kirjutisel on kõik need kolm omadust:
Professionaalse kirjutamise tehnikad
Ametlikus kirjutamises edukaks olemiseks ole otsekohene ja kõrvalda aktiivselt ebavajalik erialakeel ja keerukus, mis võib sinu sõnumit varjutada. Iga lause peab olema eesmärgipärane, panustades otseselt sinu kesksesse argumenti või informatiivsesse eesmärki. Vali sõnu täpsusega, et kõrvaldada mitmemõttelisus, ja defineeri võtmeterminid, et tagada lugeja täielik arusaamine juba algusest peale.
Ametliku keele juhised
Vali oma sõnu hoolikalt ja kasuta laia sõnavara, et leida sõnad, mis sobivad täpselt sellega, millest kirjutad. Teine reeglistik ametliku keele kasutamiseks kirjutamisel puudutab seda, kuidas sa asju väljendad. Kirjuta kolmanda isiku vaatenurgast – räägi "tema", "see" või "nemad" asemel "mina" või "sina".
See muudab su kirjutise objektiivsemaks ja vähem isiklikuks. Ja enamasti kasuta tegusõna aktiivset vormi, et muuta oma kirjutis otsesemaks. Lõpuks, ära kasuta slängi, igapäevaseid ütlusi või väljendeid, mis võivad olla mõistetavad ainult teatud inimestele.
Struktuur ja korraldus
Hästi organiseeritud dokument teeb suure erinevuse. See aitab inimestel sinu sõnumit kergesti mõista, sest vool ja ametliku kirjutamise struktuur on lihtsalt jälgitavad. Alusta selge sissejuhatusega, mis ütleb inimestele, millest sinu dokument räägib ja mida sa kavatsed teha või öelda.
Seejärel korralda oma kirjutis lõikudeks, kus iga lõik räägib ainult ühest peamisest ideest. Kasuta iga lõigu alguses teemalauseid, et näidata, mis see idee on. Kasuta pealkirju ja alapealkirju, et oma teksti liigendada.
Kasuta kindlasti üleminekusõnu nagu "samuti", "kuid" või "näiteks", et sujuvalt ühendada oma lõike ja ideid. Lõpuks lõpeta tugeva kokkuvõttega, mis võtab kokku sinu peamised punktid ja tuletab inimestele meelde sinu põhisõnumi.
Ärikirjutamise vormingu juhend
See osa juhendab teid oluliste äridokumentide vormingute, vormindusreeglite ja välditavate levinud vigade osas.
Dokumenditüübid ja standardid
Ärimaailmas esineb ametlik kirjutamine erinevates vormides, igaühel oma standardid:
- Ärikirjad: Teie professionaalne hääl välismaailmale. Need on viimistletud, lugupidavad ja järgivad rangeid ametlikkuse tavasid.
- Äriettekanded: Kirjutamine keskendub puhtale objektiivsusele ja faktilisele esitlusele, nagu Wikipedia artikkel. Stiil on selge ja otsene.
- Ettepanekud: Objektiivsed, nagu ettekandedki, kuid tulevikku suunatud, tegevusele orienteeritud kirjutamisstiiliga. Ettepanekud sisaldavad palju "meie" vormi ja neil on veenev alatoon.
- Memosid: Otsekohene ja arusaadav keel, vältides erialast žargooni. See on nagu kolleegiga rääkimine, kuid te olete laval ja kõik kuulevad teie häält.
- E-kirjad: Kõige mitmekülgsemad ja peegeldavad peamiselt suhet inimesega, kellele e-kirja saadate. Kui see on kolleeg, võib see olla lihtsam ja selgem. Kuid kui see on kõrgemale juhile, siis on võtmetähtsusega ametlik, professionaalne kirjutamine.
Neid erinevusi mõistes saate suhelda täpselt ja mõjusalt professionaalsete suhtluste mitmekesises maastikus.
Professionaalsed vormindusreeglid
Ainuüksi teie vormindus võib kohe teie kirjutamist tõsta. Siin on mõned olulised ametliku kirjutamise reeglid, mis on hädavajalikud viimistletud ja tõhusate ametlike dokumentide loomiseks:
- Professionaalne font: Arial või Times New Roman suurusega 12pt.
- Veerised ja reavahe: Standardsed 1-tollised veerised ning 1,5- või kahekordne reavahe teksti ülekoormuse vältimiseks.
- Lõikude vormistamine: Taanded ja helde reavahe, et juhtida lugejaid läbi teie ideede.
- Loendid: Nummerdatud loendid järjestuste jaoks ja täpploendid üksikute elementide jaoks.
- Stiili järjepidevus: Ühtlased fondid, pealkirjad ja stiilid kogu dokumendis.
Mida kõrgem on teie positsioon ettevõttes, seda rohkem valikuvabadust on teil vorminduse kujundamisel ja professionaalsete fontide valimisel.
Levinud vead, mida vormindatud kirjutamisel vältida
Mitmed levinud vead võivad ärikirjutamise ametlikkust õõnestada:
- Žargooni liigkasutamine: Kuigi erialased terminid on mõnikord vajalikud, võib liigne žargoon lugejaid segadusse ajada.
- Ebamäärane keel: Vältige ebamäärast või mitmetähenduslikku keelt. Olge oma väidetes konkreetne ja otsekohane.
- Grammatikavead ja trükivead: Kontrollige hoolikalt. Grammatikavead ja trükivead vähendavad teie usaldusväärsust.
- Emotsionaalne või kallutatud keel: Hoidke oma toon neutraalne ja objektiivne. Vältige emotsionaalseid purskeid või kallutatud sõnastust.
- Mitteametlikud tervitused ja lõpetused: Kasutage ametlikke tervitusi (nt "Lugupeetud hr/pr/dr [perekonnanimi]") ja lõpetusi (nt "Lugupidamisega," "Austusega").
Vältige neid vigu ja teie ametlik kirjutamine väljendab järjepidevalt autoriteeti ja viimistlust.
Akadeemilise kirjutamise juhised
Akadeemikud kirjutavad, et valgustada ja uurida maailma. See kirjutamisstiil erineb põhimõtteliselt ärikirjutamisest ja siin on põhjused:
Teadusartiklite standardid
Akadeemiline kirjutamine nõuab rangust ja täpsust. Teadusartiklid on peamised formaalse kirjutamise näited:
- Teesipõhine: Formaalne kirjutamine on see, mis muudab teesi selgelt määratletuks ja arusaadavaks isegi lugejatele, kes on aastate kaugusel tulevikus. Kõik siin on objektiivsusest.
- Analüütiline ja kriitiline: Liigu kirjeldusest kaugemale, et analüüsida ja kriitiliselt hinnata teavet. Näita originaalset mõtlemist ja taipu.
- Struktureeritud argumentatsioon: Esita argumendid loogiliselt, samm-sammult. Kasuta tõendeid oma seisukoha toetamiseks ja käsitle vastuargumente.
- Formaalne toon ja stiil: Säilita väga formaalne, objektiivne ja impersonaalne toon. Väldi isiklikke arvamusi ja subjektiivset keelekasutust.
Kui järgid neid reegleid, on sinu peamine idee selge isegi siis, kui inimesed loevad seda aastaid hiljem.
Viitamise ja allikate reeglid
Korrektne viitamine on akadeemilise kirjutamise juhistes ülioluline. Need annavad allikatele tunnustust ja aitavad vältida plagiaati:
- Järjepidev viitamisstiil: Vali tunnustatud viitamisstiil (nt MLA, APA, Chicago) ja järgi seda järjepidevalt kogu oma töös.
- Tekstisisesed viited: Kasuta tekstisiseseid viiteid allikatele viitamiseks oma töö põhiosas.
- Kasutatud kirjanduse loetelu/bibliograafia: Lisa oma töö lõppu põhjalik loetelu kõigist viidatud allikatest.
- Täpsus ja täielikkus: Veendu, et kogu viiteinfo on täpne ja täielik, järgides valitud stiili juhiseid.
- Plagiaadi vältimine: Mõista, mis kujutab endast plagiaati ja võta meetmeid selle vältimiseks. Viita alati allikatele otsetsitaatide, ümbersõnastatud ideede ja andmete puhul.
Viitamine ja allikate kasutamine on akadeemilise kirjutamise eetilised alustalad.
Akadeemiline toon ja stiil
Sinu fookus peaks olema täielikult uurimisel ja tõenditel endil, mitte isiklike tunnete või subjektiivsete arvamuste lisamisel diskursusesse. Selle objektiivse hoiaku säilitamiseks kasuta järjepidevalt kolmanda isiku perspektiivi, mis aitab luua vajalikku distantsi ja tugevdab teadusliku uurimistöö impersonaalset olemust.
Lisaks peab sinu valitud keel olema täpne ja formaalne. See tähendab sinu akadeemilisele distsipliinile omase terminoloogia kasutamist, vältides rangelt kõnekeelsusi, slängi ja lühendeid, mis õõnestavad akadeemilise töö tõsidust ja ajatust.
Nüüd, kui oled tuttav nende formaalse kirjutamise stiilijuhistega ja professionaalsete kirjutamistehnikatega, siis siin on, kuidas saad kasutada tehisintellekti, et see kirjutaks sinu eest formaalselt.
Parimad tööriistad ametlikuks kirjutamiseks
Tehisintellekti kirjutamistööriistad võivad oluliselt parandada teie ametlikku kirjutamist. Need tööriistad pakuvad funktsioone nagu grammatika- ja õigekirjakontroll, stiilisoovitused ja plagiaadi tuvastamine.
Eskritor
Eskritor on tipptasemel tehisintellektil põhinev kirjutamisassistent, mida kasutatakse akadeemilistes ja ärivaldkondades sisu kirjutamiseks ja täiustamiseks.
See intelligentne tööriist töötab, töödeldes teie teemat, võtmesõnu või konkreetset kirjutamisülesannet ning kasutades oma tehisintellekti mootorit originaalsete mustandite loomiseks. Sel juhul saab tehisintellekti tööriist rakendada teie dokumentidele tööstusstandardi ametlikku kirjutamisstiili või õppida jäljendama teie ettevõtte ametlike dokumentide kirjutamisstiili.
Eskritor'i unikaalsed funktsioonid ametlikuks kirjutamiseks:
- Tooni kohandamine: Rakendage järjepidevat, täpset ja professionaalset ametlikku kirjutamisstiili kogu dokumendis.
- Stiili täiustamine: Täiustatud stiilisoovitused lausete selguse ja täpsuse parandamiseks.
- Struktuuri abi: Aitab korraldada teie mõtteid loogiliselt, aidates luua hästi struktureeritud dokumente selgete sissejuhatuste, sidusate lõikude ja tugevate järeldustega.
- Sõnavara rikastamine: Eskritor soovitab ametlikumaid sünonüüme ja sõnavaralisi valikuid, mis aitavad teil liikuda eemale argisest keelest ja omandada akadeemilisema või äriliselt sobivama sõnavara.
- Mitmekeelsed võimalused: Toetus rohkem kui 40 keelele, mis tähendab, et saate säilitada ametliku kirjutamise standardid isegi keelepiire ületavas suhtluses.
Siin on Eskritor'i ja teiste turul olevate alternatiivide funktsioonide võrdlus, et näeksite erinevust:
Kui soovite tõesti ametlikus kirjutamises suurepärane olla, on Eskritor parim valik. See aitab teil saavutada õige tooni, struktureerida oma kirjutist ja isegi kirjutada terveid dokumente teie eest. Teised tööriistad on okeid, kuid Eskritor on loodud just ametliku kirjutamise jaoks.
Proovige Eskritor'i kohe ja vaadake, kui palju paremaks võib teie ametlik kirjutamine muutuda!
Kokkuvõte
Ametlik kirjutamine on akadeemilistes ringkondades ja ettevõtetes ülioluline, kuna see muudab kõik selgeks. See aitab inimestel sind usaldada, viib kõik samale lehele ja edendab sinu karjääri. See juhend näitas sulle ametliku kirjutamise olulisi aspekte. Kasuta selgeid ja konkreetseid sõnu, organiseeri oma kirjutist, mõista dokumendi, mida kirjutad, konventsioone ja palju muud.
Eskritor on loodud selleks, et muuta ametlik kirjutamine lihtsamaks ja paremaks. Ära lase ametlikul kirjutamisel enam raske olla. Hakka kasutama Eskritorit juba täna ja vaata, kui palju paremaks ja selgemaks muutub sinu kirjutamine töö ja kooli jaoks.
Korduma kippuvad küsimused
Ametliku stiili kirjutamise näide on äriettekanne, mis esitab objektiivselt leide ja soovitusi struktureeritud ja professionaalsel viisil, vältides isiklikke arvamusi ja vabamat keelekasutust.
Ametliku kirjutamise meetodit võib kõige paremini kokku võtta kui kirjutamist publikule, keda sa isiklikult ei tunne, tagades, et sinu toon on lugupidav, objektiivne ja üldiselt mõistetav.
Ametliku kirjutamise üks põhireegel, eriti akadeemilises kontekstis, on vältida esimese või teise isiku asesõnade kasutamist, säilitades objektiivsuse kolmanda isiku perspektiivi kasutamise kaudu.
Ametlikus kirjutamises ei ole lubatud kokkutõmbed, släng, žargoon (kui liigne), ebamäärane keelekasutus, emotsionaalne või kallutatud keel ning mitteametlikud tervitused ja lõpetused, mis kõik võivad õõnestada professionaalsust ja selgust.
Dubai, AÜE