Mitä on muodollinen kirjoittaminen? Vinkkejä ja parhaita käytäntöjä

Virallisen kirjoittamisen määritelmä

Virallinen kirjoittaminen on tyyli, joka priorisoi selkeyttä, objektiivisuutta, täsmällisyyttä ja vakiintuneiden käytäntöjen noudattamista.

Sitä käytetään tilanteissa, joissa vaaditaan ammattimaista ja kunnioittavaa sävyä ja joissa tarkkuus ja uskottavuus ovat ensiarvoisen tärkeitä. Kyse on tiedon tai argumenttien välittämisestä selkeällä, ytimekkäällä ja jäsennellyllä tavalla, ilman henkilökohtaisia ennakkoluuloja.

Hyvä ohje viralliseen kirjoittamiseen on

Virallisen ja epävirallisen kirjoittamisen vertailu

Alla oleva taulukko näyttää tilanteita, joissa verrataan virallista ja epävirallista kirjoittamista.

Nyt voit kuvitella, miltä virallinen kirjoittaminen näyttää. Tässä on, miten tiedät milloin käyttää sitä.

Milloin käyttää virallista kirjoittamista

Virallinen kirjoittaminen on välttämätöntä erilaisissa ammatillisissa ja akateemisissa tilanteissa, mukaan lukien:

• Liikeviestintä: Raportit, ehdotukset, viralliset sähköpostit, liikekirjeet ja sopimukset.
• Akateemiset paperit: Esseet, tutkimuspaperit, opinnäytetyöt, väitöskirjat ja tieteelliset artikkelit.
• Oikeudelliset asiakirjat: Sopimukset, oikeudelliset muistiot ja viralliset lausunnot.
• Julkinen puhuminen ja esitykset: Valmistellut puheet ja esitykset ammatillisissa ympäristöissä.
• Työhakemukset: Saatekirjeet ja ansioluettelot.
• Ulkoinen viestintä: Lehdistötiedotteet, julkiset ilmoitukset ja viralliset verkkosivujen sisällöt.

Virallisen kirjoittamisen käyttäminen näissä yhteyksissä varmistaa, että viestisi otetaan vakavasti, parantaa ammatillista imagoasi ja minimoi väärinymmärryksiä.

Ammattimaisen kirjoittamisen tekniikat

Menestyäksesi muodollisessa kirjoittamisessa, ole suoraviivainen ja poista aktiivisesti tarpeeton jargon ja monimutkaisuus, joka saattaa hämärtää viestiäsi. Jokaisen lauseen on oltava tarkoituksenmukainen ja edistettävä suoraan keskeistä argumenttiasi tai tiedollista tavoitettasi. Valitse sanat täsmällisesti poistaaksesi monitulkintaisuuden ja määrittele keskeiset termit varmistaaksesi lukijasi täydellisen ymmärryksen alusta alkaen.

Muodollisen kielen ohjeet

Valitse sanasi huolellisesti ja käytä laajaa sanavarastoa löytääksesi sanat, jotka sopivat tarkasti siihen, mistä kirjoitat. Toinen sääntökokonaisuus muodolliselle kielelle kirjoittamisessa koskee sitä, miten sanot asioita. Kirjoita kolmannen persoonan näkökulmasta – puhu "hänestä", "siitä" tai "heistä" sen sijaan, että käyttäisit "minä" tai "sinä".

Tämä tekee kirjoituksestasi kuulostavamman objektiiviselta ja vähemmän henkilökohtaiselta. Ja suurimmaksi osaksi käytä aktiivimuotoa tehdäksesi kirjoituksestasi suorempaa. Älä käytä slangia, arkipäiväisiä sanontoja tai ilmaisuja, jotka saattavat olla ymmärrettäviä vain joillekin ihmisille.

Rakenne ja organisointi

Hyvin organisoitu asiakirja tekee valtavan eron. Se auttaa ihmisiä ymmärtämään viestisi helposti, koska virtaus ja muodollinen kirjoitusrakenne ovat helposti seurattavissa. Aloita selkeällä johdannolla, joka kertoo ihmisille, mistä asiakirjassasi on kyse ja mitä aiot tehdä tai sanoa.

Järjestä sitten kirjoituksesi kappaleisiin, joista kukin käsittelee vain yhtä pääajatusta. Käytä aihevirkettä kunkin alussa osoittaaksesi, mikä tuo ajatus on. Käytä otsikoita ja alaotsikoita jakaaksesi tekstisi.

Varmista, että käytät siirtymäsanoja kuten "myös", "mutta" tai "esimerkiksi" yhdistääksesi kappaleesi ja ideasi sujuvasti. Lopuksi, päätä vahvalla johtopäätöksellä, joka tiivistää pääkohtasi ja muistuttaa ihmisiä pääviestistäsi.

Asiakirjatyypit ja standardit

Liike-elämässä virallinen kirjoittaminen ilmenee eri muodoissa, joista jokaisella on omat standardinsa:

• Liikekirjeet: Ammattimainen äänesi ulkomaailmalle. Ne ovat viimeisteltyjä, kunnioittavia ja noudattavat tiukkoja muodollisuussääntöjä.
• Liiketoimintaraportit: Kirjoittaminen keskittyy puhtaaseen objektiivisuuteen ja faktojen esittämiseen, kuten Wikipedia-artikkeli. Tyyli on selkeä ja suora.
• Ehdotukset: Objektiivisia, aivan kuten raportit, mutta tulevaisuuteen suuntautuvalla, toimintakeskeisellä kirjoitustyylillä. Ehdotuksissa käytetään paljon me-muotoa ja niissä on suostutteleva sävy.
• Muistiot: Suoraviivaista ja helposti ymmärrettävää kieltä, jargonia välttäen. Se on kuin puhuisit kollegalle, mutta olet lavalla ja kaikki voivat kuulla äänesi.
• Sähköpostit: Monipuolisin muoto, joka heijastaa pääasiassa suhdettasi henkilöön, jolle lähetät sähköpostin. Jos vastaanottaja on kollega, viesti voi olla yksinkertaisempi ja selkeämpi. Mutta jos se on esihenkilölle, muodollinen ja ammattimainen kirjoitustyyli on avainasemassa.

Ymmärtämällä nämä erot voit viestiä täsmällisesti ja vaikuttavasti ammatillisten vuorovaikutustilanteiden moninaisessa ympäristössä.

Ammattimaisen muotoilun säännöt

Pelkkä muotoilu voi välittömästi kohottaa kirjoitustasi. Tässä joitakin keskeisiä virallisen kirjoittamisen sääntöjä, jotka ovat olennaisia viimeisteltyjen ja tehokkaiden virallisten asiakirjojen luomisessa:

• Ammattimainen fontti: Arial tai Times New Roman 12 pisteen koossa.
• Marginaalit ja rivivälit: Vakio 1 tuuman marginaalit ja 1,5 tai kaksinkertainen riviväli tekstin liiallisen kuormituksen estämiseksi.
• Kappalejaot: Sisennykset ja riittävät välit ohjaamaan lukijoita ajatustesi läpi.
• Luettelot: Numeroidut luettelot järjestyksille ja luettelomerkit yksittäisille kohdille.
• Tyylin johdonmukaisuus: Yhtenäiset fontit, otsikot ja tyylit koko asiakirjassa.

Mitä korkeampi asemasi on yrityksessäsi, sitä enemmän sinulla on valinnanvaraa muotoilun tyylittelyssä ja ammattimaisten fonttien valinnassa.

Yleisiä virheitä, joita tulee välttää muotoilussa

Useat yleiset virheet voivat heikentää liikekirjoittamisen muodollisuutta:

• Jargonin liikakäyttö: Vaikka alakohtaiset termit ovat joskus välttämättömiä, liiallinen jargon voi hämmentää lukijoita.
• Epämääräinen kieli: Vältä epämääräistä tai monitulkintaista kieltä. Ole täsmällinen ja suora ilmaisuissasi.
• Kielioppivirheet ja kirjoitusvirheet: Oikolue huolellisesti. Kielioppi- ja kirjoitusvirheet vähentävät uskottavuuttasi.
• Tunteellinen tai puolueellinen kieli: Pidä sävysi neutraalina ja objektiivisena. Vältä tunnepurkauksia tai puolueellisia ilmaisuja.
• Epäviralliset tervehdykset ja lopetukset: Käytä virallisia tervehdyksiä (esim. "Hyvä herra/rouva/tohtori [Sukunimi]") ja lopetuksia (esim. "Ystävällisin terveisin", "Kunnioittavasti").

Vältä näitä virheaskelia, ja virallinen kirjoituksesi välittää johdonmukaisesti auktoriteettia ja viimeistelyä.

Tutkimuspaperin standardit

Akateeminen kirjoittaminen vaatii tarkkuutta ja täsmällisyyttä. Tutkimuspaperi on erinomainen esimerkki muodollisesta kirjoittamisesta:

• Teesipohjainen: Muodollinen kirjoittaminen tekee teesistä selkeästi määritellyn ja ymmärrettävän jopa lukijoille, jotka lukevat sitä vuosia myöhemmin. Kaikki tässä perustuu objektiivisuuteen.
• Analyyttinen ja kriittinen: Mene kuvailua syvemmälle analysoidaksesi ja arvioidaksesi tietoa kriittisesti. Osoita omaperäistä ajattelua ja oivallusta.
• Jäsennelty argumentointi: Esitä argumentit loogisesti, vaihe vaiheelta. Käytä todisteita rakentaaksesi näkemyksesi ja käsittele vasta-argumentteja.
• Muodollinen sävy ja tyyli: Ylläpidä erittäin muodollista, objektiivista ja persoonatonta sävyä. Vältä henkilökohtaisia mielipiteitä ja subjektiivista kieltä.

Jos noudatat näitä sääntöjä, pääajatuksesi on selkeä, vaikka ihmiset lukisivat sitä vuosia myöhemmin.

Viittaus- ja lähdeviitesäännöt

Asianmukainen viittaaminen on ratkaisevan tärkeää akateemisessa kirjoittamisessa. Ne antavat tunnustusta lähteille ja auttavat välttämään plagiointia:

• Johdonmukainen viittaustyyli: Valitse tunnustettu viittaustyyli (esim. MLA, APA, Chicago) ja noudata sitä johdonmukaisesti koko paperissasi.
• Tekstinsisäiset viittaukset: Käytä tekstinsisäisiä viittauksia viitataksesi lähteisiin paperisi tekstiosassa.
• Lähdeluettelo/Bibliografia: Sisällytä kattava luettelo kaikista viitatuista lähteistä paperisi lopussa.
• Tarkkuus ja täydellisyys: Varmista, että kaikki viittaustiedot ovat tarkkoja ja täydellisiä, noudattaen valitsemasi tyylin ohjeita.
• Plagioinnin välttäminen: Ymmärrä, mikä muodostaa plagioinnin ja ryhdy toimiin sen välttämiseksi. Viittaa aina lähteisiin suorissa lainauksissa, parafraaseissa ja tiedoissa.

Viittaaminen ja lähdeviitteiden käyttö ovat akateemisen kirjoittamisen eettinen selkäranka.

Akateeminen sävy ja tyyli

Huomiosi tulisi keskittyä tiukasti tutkimukseen ja itse todisteisiin, ei henkilökohtaisten tunteiden tai subjektiivisten mielipiteiden tuomiseen keskusteluun. Ylläpitääksesi tätä objektiivista näkökulmaa, käytä johdonmukaisesti kolmannen persoonan näkökulmaa, mikä auttaa luomaan tarvittavan etäisyyden ja vahvistaa tieteellisen tutkimuksen persoonatonta luonnetta.

Lisäksi valitsemasi kielen on oltava täsmällistä ja muodollista. Tämä tarkoittaa akateemiselle alallesi ominaisen terminologian käyttämistä samalla kun vältät tarkasti puhekielisyyksiä, slangia ja lyhenteitä, jotka heikentävät akateemisen työn vakavuutta ja ajattomuutta.

Nyt kun tunnet nämä muodollisen kirjoittamisen tyylioppaat ja ammattimaisen kirjoittamisen tekniikat, tässä on miten voit käyttää tekoälyä kirjoittamaan muodollisesti puolestasi.

Eskritor

Eskritor on huippumoderni tekoälyavusteinen kirjoitustyökalu, jota käytetään akateemisessa maailmassa ja yritysmaailmassa sisällön kirjoittamiseen ja hiomiseen.

Tämä älykäs työkalu toimii käsittelemällä aihettasi, avainsanojasi tai tiettyä kirjoitustehtävää ja hyödyntämällä tekoälymoottoriaan alkuperäisten luonnosten laatimiseen. Tässä tapauksessa tekoälytyökalu voi soveltaa toimialan standardien mukaista virallista kirjoitustyyliä asiakirjoihisi, tai se voi oppia jäljittelemään yrityksesi virallisten asiakirjojen kirjoitustyyliä.

Eskritorin ainutlaatuiset ominaisuudet viralliseen kirjoittamiseen:

• Sävyn säätäminen: Sovella johdonmukaista, tarkkaa ja ammattimaista virallista kirjoitustyyliä koko asiakirjassasi.
• Tyylin parantaminen: Edistyneet tyyliehdotukset lauseiden hiomiseksi selkeämmiksi ja täsmällisemmiksi.
• Rakenteen avustus: Auttaa järjestämään ajatuksesi loogisesti, auttaen sinua luomaan hyvin jäsenneltyjä asiakirjoja selkeine johdantoineen, yhtenäisine kappaleineen ja vahvoine johtopäätöksineen.
• Sanaston rikastaminen: Eskritor ehdottaa muodollisempia synonyymejä ja sanastovalintoja auttaakseen sinua siirtymään pois arkikielestä ja omaksumaan akateemisemman tai liiketoimintaan sopivamman sanaston.
• Monikieliset ominaisuudet: Tuki yli 40 kielelle, mikä tarkoittaa, että voit ylläpitää virallisen kirjoittamisen standardeja myös kommunikoidessasi kielirajojen yli.

Tässä on ominaisuusvertailu Eskritorin ja muiden markkinavaihtoehtojen välillä, jotta näet eron:

Jos todella haluat olla hyvä virallisessa kirjoittamisessa, Eskritor on paras valinta. Se auttaa sinua saamaan oikean sävyn, jäsentämään kirjoituksesi ja jopa kirjoittamaan kokonaisia asiakirjoja puolestasi. Muut työkalut ovat ihan hyviä, mutta Eskritor on tehty juuri virallista kirjoittamista varten.

Kokeile Eskritoria nyt ja näe, kuinka paljon paremmaksi virallinen kirjoittamisesi voi tulla!