フォーマルな文章とは？コツとベストプラクティス

フォーマルな文章の定義

フォーマルな文章とは、明確さ、客観性、精密さ、そして確立された規則への遵守を優先するスタイルです。

プロフェッショナルで敬意のある口調が求められ、正確性と信頼性が最も重要な状況で使用されます。個人的な偏見のない、明確で簡潔かつ構造化された方法で情報や議論を伝えることが目的です。

フォーマルな文章の良い指針は「個人的に知らない相手に向けて書くことを想像すること。」です。

フォーマルな文章と非公式な文章の比較

以下の表はフォーマルな文章と非公式な文章を比較した状況を示しています。

これでフォーマルな文章がどのように見えるかイメージできるでしょう。以下はいつ使用するかの目安です。

フォーマルな文章を使用する場面

フォーマルな文章は、以下のようなさまざまなプロフェッショナルおよび学術的なシナリオで不可欠です：

• ビジネスコミュニケーション： レポート、提案書、公式メール、ビジネスレター、契約書。
• 学術論文： エッセイ、研究論文、卒業論文、博士論文、学術誌の記事。
• 法的文書： 契約書、法的概要書、公式声明。
• 公開スピーチとプレゼンテーション： プロフェッショナルな環境での準備されたスピーチやプレゼンテーション。
• 就職応募： カバーレターと履歴書。
• 外部コミュニケーション： プレスリリース、公式発表、公式ウェブサイトのコンテンツ。

これらの状況でフォーマルな文章を使用することで、あなたのメッセージが真剣に受け止められ、プロフェッショナルなイメージが向上し、誤解を最小限に抑えることができます。

プロフェッショナルな文章技法

正式な文章で優れた成果を上げるには、率直に書き、メッセージを曖昧にする不要な専門用語や複雑さを積極的に排除しましょう。すべての文は目的を持ち、中心的な論点や情報提供の目標に直接貢献する必要があります。曖昧さを排除するために言葉を正確に選び、読者が最初から完全に理解できるよう重要な用語を定義しましょう。

正式な言語のガイドライン

言葉を慎重に選び、幅広い語彙を使って書いている内容に正確に合う言葉を見つけましょう。文章における正式な言語のもう一つのルールセットは、物事の表現方法に関するものです。三人称の視点から書きましょう - 「私」や「あなた」ではなく、「彼」、「彼女」、「それ」、または「彼ら」について話しましょう。

これにより、文章がより客観的に聞こえ、個人的な印象が少なくなります。そして、ほとんどの場合、能動態を使用して文章をより直接的にしましょう。最後に、スラング、日常的な言い回し、または一部の人にしか理解できない表現を使用しないでください。

構造と構成

よく整理された文書は大きな違いを生みます。流れと正式な文章構造が分かりやすいため、人々はあなたのメッセージを簡単に理解できます。文書の内容と、あなたが何をしようとしているのか、または何を言おうとしているのかを明確に伝える明確な導入から始めましょう。

次に、文章を段落に整理し、各段落では一つの主要なアイデアだけを扱いましょう。各段落の冒頭にはトピックセンテンスを使用して、そのアイデアが何であるかを示しましょう。見出しと小見出しを使用してテキストを分割しましょう。

「また」、「しかし」、「例えば」などの接続語を使用して、段落とアイデアをスムーズにつなげるようにしましょう。最後に、主要なポイントをまとめ、主なメッセージを人々に思い出させる強力な結論で締めくくりましょう。

文書タイプと標準

ビジネスの世界では、公式文書にはさまざまな形式があり、それぞれに独自の基準があります：

• ビジネスレター： 外部世界に向けたあなたのプロフェッショナルな声です。洗練され、敬意を示し、厳格な形式の慣例に従います。
• ビジネスレポート： 文章はWikipediaの記事のように、純粋な客観性と事実の表現に焦点を当てています。スタイルは明確で直接的です。
• 提案書： レポートと同様に客観的ですが、将来を見据えた行動指向の文体です。提案書には「私たち」という表現が多く含まれ、説得力のある調子があります。
• メモ： 専門用語を避け、簡潔でわかりやすい言葉を使います。同僚に話しかけるようなものですが、あなたは舞台に立っており、誰もがあなたの声を聞くことができます。
• メール： 最も汎用性が高く、主にメールを送る相手との関係を反映します。同僚であれば、よりシンプルで明確にすることができます。しかし、上司に送る場合は、正式でプロフェッショナルな文章が重要です。

これらの違いを理解することで、多様なプロフェッショナルな交流の場で、精度と影響力を持ってコミュニケーションを取ることができます。

プロフェッショナルな書式ルール

書式だけでも、あなたの文章を即座に格上げすることができます。洗練された効果的な公式文書を作成するために不可欠な、いくつかの重要な公式文書作成ルールを紹介します：

• プロフェッショナルなフォント： 12ポイントのArialまたはTimes New Roman。
• 余白と行間： 標準的な1インチの余白と、テキストの過負荷を防ぐための1.5倍または2倍の行間。
• 段落分け： インデントと十分な行間で読者をあなたのアイデアに導きます。
• リスト： 順序のある内容には番号付きリスト、項目にはビュレットポイントを使用。
• スタイルの一貫性： 文書全体で統一されたフォント、見出し、スタイルを使用。

会社での地位が高いほど、フォーマットのスタイル設定やプロフェッショナルなフォントの選択の自由度が高くなります。

フォーマット文書で避けるべき一般的なミス

ビジネス文書の形式性を損なう可能性のある一般的なミスがいくつかあります：

• 専門用語の過剰使用： 業界特有の用語が必要な場合もありますが、過度の専門用語は読者を混乱させる可能性があります。
• 曖昧な言葉： 曖昧または不明確な言葉は避けましょう。具体的かつ直接的な表現を心がけてください。
• 文法エラーとタイプミス： 細心の注意を払って校正してください。文法エラーやタイプミスは信頼性を損ないます。
• 感情的または偏った言葉： トーンは中立的で客観的に保ちましょう。感情的な表現や偏った言い回しは避けてください。
• 非公式な挨拶と結び： 正式な挨拶（例：「拝啓 [姓] 様」）と結び（例：「敬具」「よろしくお願いいたします」）を使用してください。

これらのミスを避けることで、あなたの公式文書は常に権威と洗練さを示すことができるでしょう。

研究論文の基準

学術的文章は厳密さと精度を要求します。研究論文は正式な文章の代表的な例です：

• 論文主導型： 正式な文章は論文を明確に定義し、将来の読者にも理解できるようにするものです。ここでは客観性が全てです。
• 分析的かつ批判的： 単なる説明を超えて、情報を分析し批判的に評価します。独自の思考と洞察を示しましょう。
• 構造化された論証： 論理的かつ段階的な方法で議論を提示します。証拠を用いて主張を構築し、反論に対応します。
• 形式的な調子とスタイル： 非常に形式的、客観的、非個人的な調子を維持します。個人的な意見や主観的な言葉遣いは避けましょう。

これらのルールに従えば、何年後に読まれても、あなたの主要なアイデアは明確に伝わるでしょう。

引用と参考文献のルール

適切な引用は学術的文章のガイドラインにおいて極めて重要です。引用は情報源に敬意を表し、剽窃を避けるためのものです：

• 一貫した引用スタイル： 認められた引用スタイル（例：MLA、APA、シカゴスタイル）を選び、論文全体で一貫して使用しましょう。
• 本文中の引用： 論文の本文中で情報源を参照するために本文中引用を使用します。
• 参考文献リスト/書誌： 論文の最後に、引用したすべての情報源の包括的なリストを含めます。
• 正確性と完全性： 選択したスタイルのガイドラインに従って、すべての引用情報が正確かつ完全であることを確認します。
• 剽窃の回避： 何が剽窃に当たるかを理解し、それを避けるための措置を講じましょう。直接引用、言い換えたアイデア、データについては常に出典を明記してください。

引用と参考文献は学術的文章の倫理的な基盤です。

学術的な調子とスタイル

あなたの焦点は研究と証拠そのものに明確に置かれるべきであり、個人的な感情や主観的な意見を議論に持ち込むべきではありません。この客観的な立場を維持するために、三人称の視点を一貫して使用しましょう。これにより必要な距離感が生まれ、学術的探究の非個人的な性質が強化されます。

さらに、選択する言語は正確かつ形式的でなければなりません。これは、学術分野に特有の専門用語を使用しながら、口語表現、俗語、短縮形を厳密に避けることを意味します。これらは学術的作品の真剣さと普遍性を損なうものです。

これらの正式な文章スタイルガイドと専門的な執筆テクニックに慣れたら、AIを使って正式な文章を書く方法を紹介します。

Eskritor

Eskritor（エスクリトール）は、学術界や企業で使用される最先端のAI文章作成アシスタントで、コンテンツの作成や洗練に役立ちます。

このインテリジェントなツールは、トピック、キーワード、または特定の文章プロンプトを処理し、AIエンジンを活用してオリジナルの下書きを作成します。このケースでは、AIツールは業界標準のフォーマルな文体をあなたの文書に適用したり、会社の公式文書の文体を再現する方法を学習したりすることができます。

フォーマルな文章作成におけるEskritor独自の機能：

• トーン調整： 文書全体に一貫した、正確で専門的なフォーマルな文体を適用します。
• 文体の強化： 明確さと精度のために文章を洗練させる高度な文体提案。
• 構造のサポート： 論理的に考えをまとめる手助けをし、明確な導入部、一貫性のある段落、力強い結論を持つ構造化された文書の作成をサポートします。
• 語彙の充実： Eskritor はより形式的な同義語や語彙の選択肢を提案し、カジュアルな言葉遣いから離れ、より学術的またはビジネスに適した語彙を採用するのを助けます。
• 多言語対応： 40以上の言語をサポートしており、言語の壁を越えてコミュニケーションする際にもフォーマルな文章基準を維持できます。

Eskritor と他の市場の代替品との機能比較を以下に示します。その違いをご覧ください：

フォーマルな文章作成で本当に優れた結果を得たいなら、Eskritor が最良の選択です。適切なトーンの設定、文章の構造化、さらには文書全体の作成までサポートします。他のツールも悪くはありませんが、Eskritor はフォーマルな文章作成のために特別に設計されています。

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