공식적인 글쓰기란 무엇인가? 팁과 모범 사례

공식적인 글쓰기의 정의

공식적인 글쓰기는 명확성, 객관성, 정확성 및 확립된 관행 준수를 우선시하는 스타일입니다.

전문적이고 존중하는 어조가 필요하며 정확성과 신뢰성이 가장 중요한 상황에서 사용됩니다. 개인적인 편견 없이 정보나 주장을 명확하고 간결하며 구조화된 방식으로 전달하는 것입니다.

공식적인 글쓰기를 위한 좋은 지침은

공식적 vs 비공식적 글쓰기 비교

아래 표는 공식적인 글쓰기와 비공식적인 글쓰기를 비교하는 상황을 보여줍니다.

이제 공식적인 글쓰기가 어떻게 보이는지 상상할 수 있습니다. 다음은 언제 사용하는지 알 수 있는 방법입니다.

공식적인 글쓰기를 사용해야 할 때

공식적인 글쓰기는 다양한 전문적이고 학술적인 시나리오에서 필수적입니다. 다음과 같은 경우가 포함됩니다:

• 비즈니스 커뮤니케이션: 보고서, 제안서, 공식 이메일, 비즈니스 서신 및 계약서.
• 학술 논문: 에세이, 연구 논문, 학위 논문, 박사 논문 및 학술지 기사.
• 법률 문서: 계약서, 법률 요약서 및 공식 성명서.
• 대중 연설 및 프레젠테이션: 전문적인 환경에서의 준비된 연설 및 프레젠테이션.
• 구직 지원: 자기소개서 및 이력서.
• 외부 커뮤니케이션: 보도 자료, 공개 발표 및 공식 웹사이트 콘텐츠.

이러한 상황에서 공식적인 글쓰기를 사용하면 메시지가 진지하게 받아들여지고, 전문적인 이미지가 향상되며, 오해의 소지가 최소화됩니다.

전문적 글쓰기 기법

형식적 글쓰기에서 뛰어나기 위해서는 명확하게 표현하고 메시지를 모호하게 만들 수 있는 불필요한 전문용어와 복잡성을 적극적으로 제거해야 합니다. 모든 문장은 목적이 있어야 하며, 중심 주장이나 정보 전달 목표에 직접적으로 기여해야 합니다. 모호함을 없애기 위해 정확한 단어를 선택하고, 독자가 처음부터 완전히 이해할 수 있도록 주요 용어를 정의하세요.

형식적 언어 지침

단어를 신중하게 선택하고 다양한 어휘를 사용하여 글의 주제에 정확히 맞는 단어를 찾으세요. 글쓰기에서 형식적 언어에 대한 또 다른 규칙은 표현 방식에 관한 것입니다. 3인칭 관점에서 글을 작성하세요 - '나' 또는 '너'가 아닌 '그', '그녀', '그것' 또는 '그들'에 대해 이야기하세요.

이렇게 하면 글이 더 객관적으로 들리고 덜 개인적으로 느껴집니다. 그리고 대부분의 경우, 능동태를 사용하여 글을 더 직접적으로 만드세요. 마지막으로, 속어, 일상적인 표현, 또는 일부 사람들에게만 의미가 있을 수 있는 표현은 사용하지 마세요.

구조와 조직

잘 조직된 문서는 큰 차이를 만듭니다. 흐름과 형식적 글쓰기 구조가 따라가기 쉽기 때문에 사람들이 메시지를 쉽게 이해하는 데 도움이 됩니다. 문서의 내용과 당신이 무엇을 하거나 말하려고 하는지 명확하게 알려주는 서론으로 시작하세요.

그런 다음, 글을 단락으로 구성하고, 각 단락은 하나의 주요 아이디어만 다루도록 하세요. 각 단락의 시작에 주제문을 사용하여 그 아이디어가 무엇인지 보여주세요. 제목과 부제목을 사용하여 텍스트를 나누세요.

단락과 아이디어를 부드럽게 연결하기 위해 '또한', '하지만', '예를 들어'와 같은 전환 단어를 사용하세요. 마지막으로, 주요 요점을 요약하고 주요 메시지를 상기시키는 강력한 결론으로 마무리하세요.

문서 유형 및 표준

비즈니스 세계에서 공식적인 글쓰기는 각각 고유한 표준을 가진 다양한 형태로 나타납니다:

• 비즈니스 편지: 외부 세계에 대한 당신의 전문적인 목소리입니다. 세련되고 존중하며 엄격한 형식 규칙을 따릅니다.
• 비즈니스 보고서: 글쓰기는 위키백과 기사처럼 순수한 객관성과 사실적 표현에 중점을 둡니다. 스타일은 명확하고 직접적입니다.
• 제안서: 보고서처럼 객관적이지만, 미래 지향적이고 행동 중심적인 글쓰기 스타일을 가집니다. 제안서는 '우리'라는 표현을 많이 사용하며 설득력 있는 어조를 포함합니다.
• 메모: 전문 용어를 피하는 명확하고 접근하기 쉬운 언어를 사용합니다. 동료에게 말하는 것과 같지만, 무대 위에 있고 모든 사람이 당신의 목소리를 들을 수 있는 것과 같습니다.
• 이메일: 가장 다재다능하며 주로 이메일을 보내는 상대방과의 관계를 반영합니다. 동료라면 더 간단하고 명확할 수 있습니다. 하지만 상급자에게 보내는 경우라면 공식적이고 전문적인 글쓰기가 핵심입니다.

이러한 차이점을 이해함으로써 다양한 전문적인 상호작용에서 정확하고 영향력 있게 소통할 수 있습니다.

전문적인 서식 규칙

서식만으로도 즉시 글쓰기의 수준을 높일 수 있습니다. 다음은 세련되고 효과적인 공식 문서를 작성하는 데 필수적인 몇 가지 주요 공식 글쓰기 규칙입니다:

• 전문적인 글꼴: 12pt 크기의 Arial 또는 Times New Roman.
• 여백 및 간격: 표준 1인치 여백과 텍스트 과부하를 방지하기 위한 1.5배 또는 2배 줄 간격.
• 단락 구성: 들여쓰기와 충분한 줄 간격으로 독자가 아이디어를 따라갈 수 있도록 안내합니다.
• 목록: 순서가 있는 내용에는 번호 매기기, 항목에는 글머리 기호를 사용합니다.
• 스타일 일관성: 문서 전체에 걸쳐 일관된 글꼴, 제목 및 스타일을 유지합니다.

회사 내 직위가 높을수록 서식 스타일을 정하고 전문적인 글꼴을 선택할 수 있는 자유도가 높아집니다.

형식 글쓰기에서 피해야 할 일반적인 실수

비즈니스 글쓰기의 공식성을 약화시킬 수 있는 몇 가지 일반적인 실수가 있습니다:

• 전문 용어의 과도한 사용: 산업 특화 용어가 때로는 필요하지만, 과도한 전문 용어는 독자를 혼란스럽게 할 수 있습니다.
• 모호한 언어: 모호하거나 불분명한 언어를 피하세요. 구체적이고 직접적인 표현을 사용하세요.
• 문법 오류와 오타: 꼼꼼하게 교정하세요. 문법 오류와 오타는 신뢰성을 떨어뜨립니다.
• 감정적이거나 편향된 언어: 중립적이고 객관적인 어조를 유지하세요. 감정적 표현이나 편향된 문구를 피하세요.
• 비공식적인 인사말과 맺음말: 공식적인 인사말(예: "친애하는 [성] 님")과 맺음말(예: "감사합니다", "경의를 표하며")을 사용하세요.

이러한 실수들을 피하면 공식적인 글쓰기가 일관되게 권위와 세련됨을 보여줄 것입니다.

연구 논문 표준

학술 작문은 엄격함과 정확성을 요구합니다. 연구 논문은 형식적 글쓰기의 주요 예시입니다:

• 논제 중심: 형식적 글쓰기는 논제를 명확하게 정의하고 미래의 독자들에게도 이해할 수 있게 만듭니다. 여기서는 모든 것이 객관성에 관한 것입니다.
• 분석적이고 비판적: 단순 설명을 넘어 정보를 분석하고 비판적으로 평가하세요. 독창적인 사고와 통찰력을 보여주세요.
• 구조화된 논증: 논리적이고 단계적인 방식으로 논증을 제시하세요. 증거를 사용하여 주장을 뒷받침하고 반론을 다루세요.
• 형식적 어조와 스타일: 매우 형식적이고 객관적이며 비개인적인 어조를 유지하세요. 개인적 의견과 주관적인 언어를 피하세요.

이러한 규칙을 따르면, 사람들이 몇 년 후에 읽더라도 당신의 주요 아이디어가 명확할 것입니다.

인용 및 참고 문헌 규칙

적절한 인용은 학술 작문 지침에서 매우 중요합니다. 이는 출처에 대한 신용을 주고 표절을 피하게 합니다:

• 일관된 인용 스타일: 공인된 인용 스타일(예: MLA, APA, Chicago)을 선택하고 논문 전체에 걸쳐 일관되게 준수하세요.
• 본문 내 인용: 논문 본문 내에서 출처를 참조하기 위해 본문 내 인용을 사용하세요.
• 참고 문헌 목록/서지: 논문 끝에 인용된 모든 출처의 종합적인 목록을 포함하세요.
• 정확성과 완전성: 선택한 스타일의 지침에 따라 모든 인용 정보가 정확하고 완전한지 확인하세요.
• 표절 방지: 표절이 무엇인지 이해하고 이를 피하기 위한 조치를 취하세요. 직접 인용, 바꿔 쓴 아이디어, 데이터에 대해 항상 출처를 인용하세요.

인용과 참고 문헌은 학술 작문의 윤리적 근간입니다.

학술적 어조와 스타일

당신의 초점은 개인적 감정이나 주관적 의견을 담론에 주입하는 것이 아니라, 연구와 증거 자체에 맞춰져야 합니다. 이러한 객관적 입장을 유지하기 위해 3인칭 관점을 일관되게 사용하세요. 이는 필요한 거리감을 만들고 학문적 탐구의 비개인적 특성을 강화합니다.

또한, 선택하는 언어는 정확하고 형식적이어야 합니다. 이는 학문적 작업의 진지함과 시대를 초월한 특성을 약화시키는 구어체, 속어, 축약형을 엄격히 피하면서 학문 분야에 특화된 용어를 활용해야 함을 의미합니다.

이제 이러한 형식적 글쓰기 스타일 가이드와 전문적 글쓰기 기법에 익숙해졌으니, AI를 활용하여 형식적인 글을 작성하는 방법을 알아보겠습니다.

에스크리토르

에스크리토르는 학계와 기업 산업에서 콘텐츠를 작성하고 개선하는 데 사용되는 최첨단 AI 글쓰기 도우미입니다.

이 지능형 도구는 주제, 키워드 또는 특정 글쓰기 프롬프트를 처리하고 AI 엔진을 활용하여 독창적인 초안을 작성합니다. 이 경우, AI 도구는 문서에 업계 표준 공식 글쓰기를 적용하거나 회사의 공식 문서 작성 스타일을 복제하는 방법을 배울 수 있습니다.

공식 글쓰기를 위한 에스크리토르의 고유 기능:

• 톤 조정: 문서 전체에 일관되고 정확하며 전문적인 공식 글쓰기를 적용합니다.
• 스타일 향상: 명확성과 정확성을 위해 문장을 개선하는 고급 스타일 제안.
• 구조 지원: 생각을 논리적으로 정리하는 데 도움을 주어 명확한 소개, 일관된 단락, 강력한 결론이 있는 잘 구성된 문서를 만들 수 있도록 돕습니다.
• 어휘 풍부화: 에스크리토르는 더 공식적인 동의어와 어휘 선택을 제안하여 캐주얼한 언어에서 벗어나 더 학술적이거나 비즈니스에 적합한 어휘를 채택하도록 도와줍니다.
• 다국어 기능: 40개 이상의 언어 지원으로, 언어적 경계를 넘어 의사소통할 때도 공식적인 글쓰기 표준을 유지할 수 있습니다.

에스크리토르와 다른 시장 대안 간의 기능 비교를 통해 차이점을 확인해 보세요:

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