Kas yra formalus rašymas? Patarimai ir geriausia praktika

Formalaus rašymo apibrėžimas

Formalus rašymas yra stilius, kuriame pirmenybė teikiama aiškumui, objektyvumui, tikslumui ir nusistovėjusių taisyklių laikymuisi.

Jis naudojamas situacijose, kur reikalingas profesionalus ir pagarbus tonas bei kur tikslumas ir patikimumas yra svarbiausi. Tai informacijos ar argumentų pateikimas aiškiu, glaustu ir struktūruotu būdu, be asmeninio šališkumo.

Geras formalaus rašymo orientyras yra

Formalaus ir neformalaus rašymo palyginimas

Žemiau pateiktoje lentelėje palyginamos formalaus ir neformalaus rašymo situacijos.

Dabar galite įsivaizduoti, kaip atrodo formalus rašymas. Štai kaip žinoti, kada jį naudoti.

Kada naudoti formalų rašymą

Formalus rašymas yra būtinas įvairiose profesinėse ir akademinėse situacijose, įskaitant:

• Verslo komunikacija: Ataskaitos, pasiūlymai, oficialūs el. laiškai, verslo laiškai ir sutartys.
• Akademiniai darbai: Rašiniai, moksliniai darbai, baigiamieji darbai, disertacijos ir žurnalų straipsniai.
• Teisiniai dokumentai: Sutartys, teisiniai raštai ir oficialūs pareiškimai.
• Viešasis kalbėjimas ir prezentacijos: Paruoštos kalbos ir prezentacijos profesinėje aplinkoje.
• Darbo prašymai: Motyvaciniai laiškai ir gyvenimo aprašymai.
• Išorinė komunikacija: Pranešimai spaudai, vieši skelbimai ir oficialus svetainės turinys.

Formalaus rašymo naudojimas šiuose kontekstuose užtikrina, kad jūsų žinutė būtų vertinama rimtai, pagerina jūsų profesinį įvaizdį ir sumažina klaidingo interpretavimo galimybes.

Profesionalaus rašymo technikos

Norint pasiekti aukštumų formaliame rašyme, reikia būti tiesmukiškam ir aktyviai šalinti nereikalingą žargoną bei sudėtingumą, kurie gali užgožti jūsų žinutę. Kiekvienas sakinys turi būti tikslingas, tiesiogiai prisidedantis prie jūsų pagrindinio argumento ar informacinio tikslo. Rinkitės žodžius tiksliai, kad pašalintumėte dviprasmybes, ir apibrėžkite pagrindinius terminus, kad užtikrintumėte visišką skaitytojo supratimą nuo pat pradžių.

Formalios kalbos gairės

Atidžiai rinkitės žodžius ir naudokite platų žodyną, kad rastumėte žodžius, kurie tiksliai atitinka tai, apie ką rašote. Kitas formalios kalbos rašyme taisyklių rinkinys yra apie tai, kaip jūs išreiškiate mintis. Rašykite iš trečiojo asmens perspektyvos – kalbėkite apie "jis", "ji", "tai" arba "jie", o ne "aš" ar "jūs".

Tai padaro jūsų rašymą objektyvesnį ir mažiau asmenišką. Ir dažniausiai naudokite veikiamąją rūšį, kad jūsų rašymas būtų tiesesnis. Galiausiai, nenaudokite žargono, kasdienių posakių ar išsireiškimų, kurie gali būti suprantami tik kai kuriems žmonėms.

Struktūra ir organizavimas

Gerai organizuotas dokumentas daro didžiulį skirtumą. Jis padeda žmonėms lengvai suprasti jūsų žinutę, nes srautas ir formali rašymo struktūra yra lengvai suprantami. Pradėkite aiškia įžanga, kuri pasakys žmonėms, apie ką yra jūsų dokumentas ir ką ketinate daryti ar sakyti.

Tada organizuokite savo rašymą į pastraipas, kiekvienoje pastraipoje aptardami tik vieną pagrindinę mintį. Naudokite teminį sakinį kiekvienos pradžioje, kad parodytumėte, kokia ta mintis yra. Naudokite antraštes ir paantraštes, kad suskaidytumėte savo tekstą.

Būtinai naudokite pereinamuosius žodžius, tokius kaip "taip pat", "bet" ar "pavyzdžiui", kad sklandžiai sujungtumėte savo pastraipas ir idėjas. Galiausiai, užbaikite stipria išvada, kuri apibendrina jūsų pagrindinius punktus ir primena žmonėms jūsų pagrindinę žinutę.

Dokumentų tipai ir standartai

Verslo pasaulyje formalus rašymas įgauna įvairias formas, kiekviena su savais standartais:

• Verslo laiškai: Jūsų profesionalus balsas išoriniam pasauliui. Jie yra išbaigti, pagarbūs ir laikosi griežtų formalumo konvencijų.
• Verslo ataskaitos: Rašymas orientuotas į gryną objektyvumą ir faktų pateikimą, panašiai kaip Vikipedijos straipsnis. Stilius yra aiškus ir tiesmukas.
• Pasiūlymai: Objektyvūs, kaip ir ataskaitos, bet su į ateitį orientuotu, veiksmingu rašymo stiliumi. Pasiūlymuose dažnai vartojama mes ir jaučiamas įtikinėjimo tonas.
• Memorandumai: Tiesioginė ir prieinama kalba, vengianti žargono. Tai tarsi kalbėjimas kolegai, tačiau jūs esate scenoje, ir visi gali girdėti jūsų balsą.
• El. laiškai: Universaliausi ir daugiausia atspindi santykį su asmeniu, kuriam siunčiate el. laišką. Jei tai kolega, kalba gali būti paprastesnė ir aiškesnė. Tačiau jei rašote vadovui, tada formalus, profesionalus rašymas yra esminis.

Suprasdami šiuos skirtumus, galite tiksliai ir paveikiai komunikuoti įvairiose profesinių santykių situacijose.

Profesionalaus formatavimo taisyklės

Vien jūsų formatavimas gali akimirksniu pagerinti jūsų rašymą. Štai kelios pagrindinės formalaus rašymo taisyklės, kurios yra būtinos kuriant išbaigtus ir efektyvius formalius dokumentus:

• Profesionalus šriftas: Arial arba Times New Roman, 12 pt dydžio.
• Paraštės ir tarpai: Standartinės 1 colio paraštės ir 1,5 arba dvigubi tarpai tarp eilučių, kad tekstas nebūtų perkrautas.
• Pastraipų formatavimas: Įtraukos ir pakankamai erdvės tarp eilučių, kad skaitytojai būtų vedami per jūsų idėjas.
• Sąrašai: Numeruoti sąrašai sekoms ir ženkleliai punktams.
• Stiliaus nuoseklumas: Vienodi šriftai, antraštės ir stiliai visame dokumente.

Kuo aukštesnės pareigos jūsų įmonėje, tuo daugiau pasirinkimo turite stilizuodami formatavimą ir rinkdamiesi profesionalius šriftus.

Dažniausios klaidos, kurių reikia vengti formato rašyme

Kelios dažnos klaidos gali pakenkti verslo rašymo formalumui:

• Perteklinis žargono naudojimas: Nors specifiniai industrijos terminai kartais būtini, pernelyg didelis žargono kiekis gali suklaidinti skaitytojus.
• Neaiški kalba: Venkite neaiškios ar dviprasmiškos kalbos. Būkite konkretūs ir tiesiodiniai savo teiginiais.
• Gramatinės klaidos ir rašybos klaidos: Kruopščiai tikrinkite tekstą. Gramatinės ir rašybos klaidos mažina jūsų patikimumą.
• Emocinė ar šališka kalba: Išlaikykite neutralų ir objektyvų toną. Venkite emocinių protrūkių ar šališkų frazių.
• Neformalūs pasisveikinimai ir atsisveikinimai: Naudokite formalius pasisveikinimus (pvz., "Gerbiamas p./p./dr. [Pavardė]") ir atsisveikinimus (pvz., "Pagarbiai", "Su pagarba").

Venkite šių klaidų, ir jūsų formalus rašymas nuolat spinduliuos autoritetą ir profesionalumą.

Mokslinių darbų standartai

Akademinis rašymas reikalauja griežtumo ir tikslumo. Moksliniai darbai yra puikūs formalaus rašymo pavyzdžiai:

• Pagrįstas teze: Formalus rašymas leidžia aiškiai apibrėžti tezę, kuri būtų suprantama net ir skaitytojams ateityje. Viskas čia skirta objektyvumui.
• Analitinis ir kritinis: Eikite toliau nei aprašymas, analizuokite ir kritiškai vertinkite informaciją. Parodykite originalų mąstymą ir įžvalgumą.
• Struktūruota argumentacija: Pateikite argumentus logiškai, žingsnis po žingsnio. Naudokite įrodymus savo pozicijai pagrįsti ir atsakykite į kontrargumentus.
• Formalus tonas ir stilius: Išlaikykite labai formalų, objektyvų ir beasmenį toną. Venkite asmeninių nuomonių ir subjektyvios kalbos.

Jei laikysitės šių taisyklių, jūsų pagrindinė mintis bus aiški net jei žmonės ją skaitys po daugelio metų.

Citavimo ir nuorodų taisyklės

Tinkamas citavimas yra labai svarbus akademinio rašymo gairėse. Jos suteikia pripažinimą šaltiniams ir padeda išvengti plagiato:

• Nuoseklus citavimo stilius: Pasirinkite pripažintą citavimo stilių (pvz., MLA, APA, Chicago) ir nuosekliai jo laikykitės visame darbe.
• Citatos tekste: Naudokite citatas tekste, kad nurodytumėte šaltinius darbo turinyje.
• Literatūros sąrašas/Bibliografija: Įtraukite išsamų visų cituotų šaltinių sąrašą darbo pabaigoje.
• Tikslumas ir išsamumas: Užtikrinkite, kad visa citavimo informacija būtų tiksli ir išsami, laikantis pasirinkto stiliaus gairių.
• Plagiato vengimas: Supraskite, kas sudaro plagiatą, ir imkitės priemonių jo išvengti. Visada cituokite šaltinius tiesioginiams citatoms, perfrazuotoms idėjoms ir duomenims.

Citavimas ir nuorodos yra etinis akademinio rašymo pagrindas.

Akademinis tonas ir stilius

Jūsų dėmesys turėtų būti sutelktas į patį tyrimą ir įrodymus, o ne į asmeninių jausmų ar subjektyvių nuomonių įterpimą į diskursą. Norint išlaikyti šią objektyvią poziciją, nuosekliai naudokite trečiojo asmens perspektyvą, kuri padeda sukurti būtiną atstumą ir sustiprina beasmenį mokslinio tyrimo pobūdį.

Be to, jūsų pasirinkta kalba turi būti tiksli ir formali. Tai reiškia, kad reikia naudoti jūsų akademinei disciplinai būdingą terminologiją, griežtai vengiant šnekamosios kalbos, žargono ir sutrumpinimų, kurie menkina akademinio darbo rimtumą ir amžinumą.

Dabar, kai esate susipažinę su šiomis formalaus rašymo stiliaus gairėmis ir profesionalaus rašymo technikomis, štai kaip galite naudoti dirbtinį intelektą, kad jis formaliai rašytų už jus.

Eskritor

Eskritor yra pažangus dirbtinio intelekto rašymo asistentas, naudojamas akademinėje ir korporatyvinėje aplinkoje turinio kūrimui ir tobulinimui.

Šis išmanus įrankis veikia apdorodamas jūsų temą, raktinius žodžius ar konkrečią rašymo užduotį ir panaudodamas savo dirbtinio intelekto variklį originalių juodraščių kūrimui. Šiuo atveju dirbtinio intelekto įrankis gali pritaikyti pramonės standartus atitinkantį formalų rašymą jūsų dokumentams arba gali išmokti atkartoti jūsų įmonės formalių dokumentų rašymo stilių.

Unikalios Eskritor savybės formaliam rašymui:

• Tono reguliavimas: Taikykite nuoseklų, tikslų ir profesionalų formalų rašymą visame savo dokumente.
• Stiliaus tobulinimas: Pažangūs stiliaus pasiūlymai, padedantys tobulinti sakinius, kad jie būtų aiškesni ir tikslesni.
• Struktūros pagalba: Padeda logiškai organizuoti jūsų mintis, padėdamas kurti gerai struktūruotus dokumentus su aiškiomis įžangomis, nuosekliais pastraipomis ir stipriomis išvadomis.
• Žodyno praturtinimas: Eskritor siūlo formalesnius sinonimus ir žodyno pasirinkimus, padedančius atsisakyti kasdienės kalbos ir įsisavinti labiau akademinį ar verslui tinkamą leksikoną.
• Daugiakalbės galimybės: Palaikymas daugiau nei 40 kalbų, o tai reiškia, kad galite išlaikyti formalaus rašymo standartus net ir bendraudami skirtingomis kalbomis.

Štai funkcijų palyginimas tarp Eskritor ir kitų rinkos alternatyvų, kad galėtumėte pamatyti skirtumą:

Jei tikrai norite puikiai išmanyti formalų rašymą, Eskritor yra geriausias pasirinkimas. Jis padeda jums pasiekti tinkamą toną, struktūruoti rašymą ir net parašyti visus dokumentus už jus. Kiti įrankiai yra pakankamai geri, bet Eskritor yra sukurtas būtent formaliam rašymui.

Išbandykite Eskritor dabar ir pamatykite, kiek geresnis gali būti jūsų formalus rašymas!