Kas ir formālā rakstīšana? Padomi un labākās prakses

Formālās rakstīšanas definīcija

Formālā rakstīšana ir stils, kas prioritizē skaidrību, objektivitāti, precizitāti un ievēro noteiktās konvencijas.

To izmanto situācijās, kur nepieciešams profesionāls un cieņpilns tonis, un kur precizitāte un ticamība ir primāra. Tā ir par informācijas vai argumentu nodošanu skaidrā, kodolīgā un strukturētā veidā, bez personīgiem aizspriedumiem.

Labs ceļvedis formālai rakstīšanai ir

Formālās un neformālās rakstīšanas salīdzinājums

Zemāk esošā tabula parāda situācijas, salīdzinot formālo rakstīšanu ar neformālo rakstīšanu.

Tagad jūs varat iedomāties, kā izskatās formālā rakstīšana. Lūk, kā jūs zināt, kad to izmantot.

Kad izmantot formālo rakstīšanu

Formālā rakstīšana ir būtiska dažādos profesionālos un akadēmiskos scenārijos, tostarp:

• Biznesa komunikācija: Ziņojumi, priekšlikumi, oficiāli e-pasti, biznesa vēstules un līgumi.
• Akadēmiskie darbi: Esejas, pētījumu darbi, diplomdarbi, disertācijas un žurnālu raksti.
• Juridiskie dokumenti: Līgumi, juridiskie kopsavilkumi un oficiāli paziņojumi.
• Publiskā runa un prezentācijas: Sagatavotās runas un prezentācijas profesionālā vidē.
• Darba pieteikumi: Motivācijas vēstules un CV.
• Ārējā komunikācija: Preses relīzes, publiski paziņojumi un oficiālais tīmekļa vietnes saturs.

Formālās rakstīšanas izmantošana šajos kontekstos nodrošina, ka jūsu ziņojums tiek uztvers nopietni, uzlabo jūsu profesionālo tēlu un samazina pārpratumus.

Profesionālās rakstīšanas tehnikas

Lai izcilībā pārvaldītu formālo rakstīšanu, izsakieties tieši un aktīvi novērsiet nevajadzīgo žargonu un sarežģītību, kas varētu aizēnot jūsu vēstījumu. Katram teikumam jābūt mērķtiecīgam, tieši veicinot jūsu galveno argumentu vai informatīvo mērķi. Izvēlieties vārdus ar precizitāti, lai novērstu neskaidrības, un definējiet galvenos terminus, lai nodrošinātu, ka jūsu lasītājs visu pilnībā saprot jau no paša sākuma.

Formālās valodas vadlīnijas

Rūpīgi izvēlieties vārdus un izmantojiet plašu vārdu krājumu, lai atrastu vārdus, kas precīzi atbilst tam, par ko rakstāt. Vēl viens formālās valodas noteikumu kopums rakstīšanā attiecas uz to, kā jūs izsakāt lietas. Rakstiet no trešās personas skatupunkta – runājiet par "viņš", "viņa", "tas" vai "viņi" nevis "es" vai "jūs".

Tas padara jūsu rakstīšanu objektīvāku un mazāk personisku. Un lielākoties izmantojiet darāmo kārtu, lai jūsu rakstīšana būtu tiešāka. Visbeidzot, neizmantojiet slengu, ikdienas izteicienus vai izteikumus, kas varētu būt saprotami tikai dažiem cilvēkiem.

Struktūra un organizācija

Labi organizēts dokuments rada milzīgu atšķirību. Tas palīdz cilvēkiem viegli saprast jūsu vēstījumu, jo plūsma un formālā rakstīšanas struktūra ir viegli izsekojama. Sāciet ar skaidru ievadu, kas cilvēkiem pastāsta, par ko ir jūsu dokuments un ko plānojat darīt vai teikt.

Pēc tam organizējiet savu rakstīšanu rindkopās, kur katra rindkopa runā tikai par vienu galveno ideju. Izmantojiet tēmas teikumu katras rindkopas sākumā, lai parādītu, kāda ir šī ideja. Izmantojiet virsrakstus un apakšvirsrakstus, lai sadalītu tekstu.

Noteikti izmantojiet pārejas vārdus, piemēram, "arī", "bet" vai "piemēram", lai vienmērīgi savienotu savas rindkopas un idejas. Visbeidzot, noslēdziet ar spēcīgu secinājumu, kas apkopo jūsu galvenos punktus un atgādina cilvēkiem par jūsu galveno vēstījumu.

Dokumentu veidi un standarti

Biznesa pasaulē formālā rakstīšana izpaužas dažādos veidos, katram ar saviem standartiem:

• Biznesa vēstules: Jūsu profesionālā balss ārējai pasaulei. Tās ir izstrādātas, cieņpilnas un seko stingrām formalitātes konvencijām.
• Biznesa ziņojumi: Rakstīšana koncentrējas uz tīru objektivitāti un faktu atspoguļojumu, līdzīgi kā Wikipedia raksts. Stils ir skaidrs un tiešs.
• Priekšlikumi: Objektīvi, tāpat kā ziņojumi, bet ar uz nākotni vērstu, uz darbību orientētu rakstīšanas stilu. Priekšlikumos bieži izmanto "mēs" un tiem piemīt pārliecināšanas pieskaņa.
• Memorandi: Vienkārša un pieejama valoda, izvairoties no žargona. Tas ir līdzīgi kā sarunāties ar kolēģi, bet jūs esat uz skatuves, un ikviens var dzirdēt jūsu balsi.
• E-pasti: Visuniversālākie un galvenokārt atspoguļo attiecības ar personu, kurai sūtāt e-pastu. Ja tas ir kolēģis, tas var būt vienkāršāks un skaidrāks. Bet ja tas ir augstākstāvošai personai, tad formāla, profesionāla rakstīšana ir būtiska.

Izprotot šīs atšķirības, jūs varat komunicēt ar precizitāti un ietekmi visā profesionālo mijiedarbību daudzveidīgajā ainavā.

Profesionālie formatēšanas noteikumi

Tikai jūsu formatējums vien var nekavējoties uzlabot jūsu rakstīšanu. Lūk, daži galvenie formālās rakstīšanas noteikumi, kas ir būtiski, lai izveidotu elegantus un efektīvus formālus dokumentus:

• Profesionāls fonts: Arial vai Times New Roman 12pt lielumā.
• Malas un atstarpes: Standarta 1 collas malas un 1,5 vai dubulta atstarpe, lai novērstu teksta pārblīvējumu.
• Rindkopas: Atkāpes un pietiekamas atstarpes starp rindām, lai vadītu lasītājus caur jūsu idejām.
• Saraksti: Numurēti saraksti secībām un aizzīmes punktiem.
• Stila konsekvence: Vienoti fonti, virsraksti un stili visā dokumentā.

Jo augstāks ir jūsu amats uzņēmumā, jo lielāka izvēle jums ir formatējuma stilizēšanā un profesionālo fontu izvēlē.

Biežākās kļūdas, no kurām jāizvairās formāta rakstīšanā

Vairākas biežas kļūdas var mazināt biznesa rakstīšanas formalitāti:

• Žargona pārmērīga lietošana: Lai gan nozarei specifiski termini dažkārt ir nepieciešami, pārmērīgs žargons var mulsināt lasītājus.
• Neskaidra valoda: Izvairieties no neskaidras vai divdomīgas valodas. Esiet konkrēti un tieši savos izteikumos.
• Gramatiskās kļūdas un drukas kļūdas: Rūpīgi pārbaudiet tekstu. Gramatiskās kļūdas un drukas kļūdas mazina jūsu uzticamību.
• Emocionāla vai tendencioza valoda: Saglabājiet neitrālu un objektīvu toni. Izvairieties no emocionāliem izvirdumiemm vai tendencioziem formulējumiem.
• Neformāli uzrunas veidi un nobeigumi: Izmantojiet formālus uzrunas veidus (piemēram, "Cienījamais kungs/kundze/Dr. [Uzvārds]") un nobeigumus (piemēram, "Ar cieņu," "Ar patiesu cieņu").

Izvairieties no šīm kļūdām, un jūsu formālā rakstīšana konsekventi izstarēs autoritāti un eleganci.

Zinātnisko darbu standarti

Akadēmiskā rakstīšana prasa stingrību un precizitāti. Zinātniskie darbi ir formālās rakstīšanas paraugpiemēri:

• Balstīts uz tēzi: Formāla rakstīšana ir tas, kas padara tēzi skaidri definētu un saprotamu pat lasītājiem, kuri to lasīs pēc gadiem. Šeit viss ir par objektivitāti.
• Analītisks un kritisks: Pārejiet no apraksta uz informācijas analīzi un kritisku izvērtēšanu. Demonstrējiet oriģinālu domāšanu un izpratni.
• Strukturēta argumentācija: Izklāstiet argumentus loģiskā, pakāpeniskā veidā. Izmantojiet pierādījumus, lai pamatotu savu viedokli un atbildētu uz pretargumentiem.
• Formāls tonis un stils: Saglabājiet ļoti formālu, objektīvu un bezpersonisku toni. Izvairieties no personīgiem viedokļiem un subjektīvas valodas.

Ja sekosiet šiem noteikumiem, jūsu galvenā ideja būs skaidra pat tad, ja cilvēki to lasīs pēc gadiem.

Citēšanas un atsauču noteikumi

Pareiza citēšana ir būtiska akadēmiskās rakstīšanas vadlīnijās. Tā dod atzinību avotiem un palīdz izvairīties no plaģiātisma:

• Konsekvents citēšanas stils: Izvēlieties atzītu citēšanas stilu (piemēram, MLA, APA, Chicago) un konsekventi ievērojiet to visā darbā.
• Iekšējās atsauces: Izmantojiet iekšējās atsauces, lai norādītu uz avotiem darba pamattekstā.
• Atsauču saraksts/bibliogrāfija: Iekļaujiet visaptverošu sarakstu ar visiem citētajiem avotiem darba beigās.
• Precizitāte un pilnīgums: Pārliecinieties, ka visa citēšanas informācija ir precīza un pilnīga, ievērojot izvēlētā stila vadlīnijas.
• Plaģiātisma novēršana: Izprotiet, kas veido plaģiātismu, un veiciet pasākumus, lai no tā izvairītos. Vienmēr citējiet avotus tiešiem citātiem, pārfrāzētām idejām un datiem.

Citēšana un atsauces ir akadēmiskās rakstīšanas ētiskais pamats.

Akadēmiskais tonis un stils

Jūsu uzmanībai jābūt vērstai tieši uz pētījumu un pierādījumiem, nevis uz personisko jūtu vai subjektīvu viedokļu iekļaušanu diskursā. Lai saglabātu šo objektīvo nostāju, konsekventi izmantojiet trešās personas perspektīvu, kas palīdz radīt nepieciešamo distanci un pastiprina zinātniskās izpētes bezpersonisko raksturu.

Turklāt jūsu izvēlētajai valodai jābūt precīzai un formālai. Tas nozīmē izmantot terminoloģiju, kas raksturīga jūsu akadēmiskajai disciplīnai, vienlaikus stingri izvairoties no sarunvalodas, žargona un saīsinājumiem, kas mazina akadēmiskā darba nopietnību un mūžīgumu.

Tagad, kad esat iepazinies ar šīm formālās rakstīšanas stila vadlīnijām un profesionālās rakstīšanas metodēm, lūk, kā varat izmantot MI, lai rakstītu formāli jūsu vietā.

Eskritor

Eskritor ir mūsdienīgs AI rakstīšanas asistents, ko izmanto akadēmiskajās un korporatīvajās nozarēs, lai rakstītu un uzlabotu saturu.

Šis inteliģentais rīks darbojas, apstrādājot jūsu tēmu, atslēgvārdus vai konkrētu rakstīšanas uzdevumu un izmantojot savu AI dzinēju, lai veidotu oriģinālus melnrakstus. Šajā gadījumā AI rīks var piemērot jūsu dokumentiem nozares standarta formālo rakstīšanas stilu, vai arī tas var iemācīties replicēt jūsu uzņēmuma formālo dokumentu rakstīšanas stilu.

Unikālās Eskritor funkcijas formālai rakstīšanai:

• Toņa pielāgošana: Nodrošina konsekventu, precīzu un profesionālu formālo rakstīšanu visā dokumentā.
• Stila uzlabošana: Uzlaboti stila ieteikumi, lai pilnveidotu jūsu teikumus, padarot tos skaidrākus un precīzākus.
• Struktūras palīdzība: Palīdz loģiski organizēt jūsu domas, palīdzot izveidot labi strukturētus dokumentus ar skaidriem ievadiem, saskaņotām rindkopām un spēcīgiem secinājumiem.
• Vārdu krājuma bagātināšana: Eskritor piedāvā formālākus sinonīmus un vārdu izvēles, lai palīdzētu jums atteikties no ikdienišķas valodas un pieņemt akadēmiskāku vai biznesam piemērotāku leksiku.
• Daudzvalodu iespējas: Atbalsts vairāk nekā 40 valodām, kas nozīmē, ka jūs varat saglabāt formālās rakstīšanas standartus pat sazinoties pāri lingvistiskajām robežām.

Šeit ir funkciju salīdzinājums starp Eskritor un citām tirgus alternatīvām, lai jūs varētu redzēt atšķirību:

Ja jūs patiešām vēlaties būt izcils formālajā rakstīšanā, Eskritor ir labākā izvēle. Tas palīdz jums iegūt pareizo toni, strukturēt jūsu rakstīšanu un pat uzrakstīt veselus dokumentus jūsu vietā. Citi rīki ir pieņemami, bet Eskritor ir radīts tieši formālai rakstīšanai.

Izmēģiniet Eskritor jau tagad un redziet, cik daudz labāka var būt jūsu formālā rakstīšana!