Apakah Penulisan Formal? Tip dan Amalan Terbaik

Definisi Penulisan Formal

Penulisan formal adalah gaya yang mengutamakan kejelasan, objektiviti, ketepatan, dan kepatuhan kepada konvensyen yang ditetapkan.

Ia digunakan dalam situasi di mana nada profesional dan hormat diperlukan dan di mana ketepatan dan kredibiliti adalah penting. Ia adalah tentang menyampaikan maklumat atau hujah dengan cara yang jelas, ringkas, dan berstruktur, bebas daripada bias peribadi.

Panduan yang baik untuk penulisan formal ialah

Perbandingan Penulisan Formal dan Tidak Formal

Jadual di bawah menunjukkan situasi yang membandingkan penulisan formal dengan penulisan tidak formal.

Sekarang, anda boleh bayangkan bagaimana penulisan formal kelihatan. Inilah cara anda tahu bila menggunakannya.

Bila Perlu Menggunakan Penulisan Formal

Penulisan formal adalah penting dalam pelbagai senario profesional dan akademik, termasuk:

• Komunikasi Perniagaan: Laporan, cadangan, e-mel rasmi, surat perniagaan, dan kontrak.
• Kertas Akademik: Esei, kertas penyelidikan, tesis, disertasi, dan artikel jurnal.
• Dokumen Undang-undang: Kontrak, ringkasan undang-undang, dan kenyataan rasmi.
• Pengucapan Awam dan Pembentangan: Ucapan dan pembentangan yang disediakan dalam persekitaran profesional.
• Permohonan Pekerjaan: Surat iringan dan resume.
• Komunikasi Luaran: Siaran akhbar, pengumuman awam, dan kandungan laman web rasmi.

Penggunaan penulisan formal dalam konteks ini memastikan mesej anda diambil serius, meningkatkan imej profesional anda, dan mengurangkan salah tafsiran.

Teknik Penulisan Profesional

Untuk cemerlang dalam penulisan formal, bersikaplah terus terang dan aktif menghapuskan jargon dan kerumitan yang tidak perlu yang mungkin mengaburkan mesej anda. Setiap ayat mestilah mempunyai tujuan, menyumbang secara langsung kepada hujah utama atau matlamat informasi anda. Pilih perkataan dengan tepat untuk menghapuskan kekaburan dan tentukan istilah utama untuk memastikan pemahaman lengkap pembaca anda dari awal.

Garis Panduan Bahasa Formal

Pilih perkataan anda dengan teliti dan gunakan perbendaharaan kata yang luas untuk mencari perkataan yang sesuai dengan tepat untuk topik yang anda tulis. Satu lagi set peraturan untuk bahasa formal dalam penulisan adalah tentang bagaimana anda menyampaikan sesuatu. Tulis dari sudut pandangan orang ketiga – bincangkan tentang "dia," "ia," atau "mereka" dan bukannya "saya" atau "anda."

Ini menjadikan penulisan anda kelihatan lebih objektif dan kurang peribadi. Dan secara umumnya, gunakan ayat aktif untuk menjadikan penulisan anda lebih langsung. Akhir sekali, jangan gunakan bahasa slanga, ungkapan harian, atau ekspresi yang mungkin hanya difahami oleh sesetengah orang sahaja.

Struktur dan Organisasi

Dokumen yang tersusun rapi membuat perbezaan yang besar. Ia membantu orang memahami mesej anda dengan mudah kerana aliran dan struktur penulisan formal mudah diikuti. Mulakan dengan pengenalan yang jelas yang memberitahu orang tentang apa dokumen anda dan apa yang anda rancang untuk lakukan atau katakan.

Kemudian, susun penulisan anda kepada perenggan, dengan setiap perenggan membincangkan hanya satu idea utama. Gunakan ayat topik pada permulaan setiap perenggan untuk menunjukkan apa idea tersebut. Gunakan tajuk dan subtajuk untuk memecahkan teks anda.

Pastikan untuk menggunakan kata-kata peralihan seperti "juga," "tetapi," atau "sebagai contoh" untuk menghubungkan perenggan dan idea anda dengan lancar. Akhirnya, akhiri dengan kesimpulan yang kuat yang meringkaskan poin-poin utama anda dan mengingatkan orang tentang mesej utama anda.

Jenis Dokumen dan Piawaian

Dalam dunia perniagaan, penulisan formal mengambil pelbagai bentuk, setiap satu dengan piawaiannya sendiri:

• Surat Perniagaan: Suara profesional anda kepada dunia luar. Ia disusun dengan baik, penuh hormat, dan mengikuti konvensyen formaliti yang ketat.
• Laporan Perniagaan: Penulisan fokus pada objektiviti tulen dan perwakilan fakta, seperti artikel Wikipedia. Gayanya jelas dan langsung.
• Cadangan: Objektif, sama seperti laporan, tetapi dengan gaya penulisan yang berorientasikan masa hadapan dan tindakan. Cadangan menggabungkan banyak "kami" dan mempunyai nada yang meyakinkan.
• Memo: Bahasa yang terus terang dan mudah diakses, mengelakkan jargon. Ia seperti bercakap dengan rakan sekerja, tetapi anda berada di atas pentas, dan semua orang boleh mendengar suara anda.
• E-mel: Paling serba boleh dan terutamanya mencerminkan hubungan dengan orang yang anda hantar e-mel. Jika ia rakan sekerja, ia boleh lebih mudah dan jelas. Tetapi jika ia kepada pegawai atasan, maka penulisan formal dan profesional adalah kunci.

Dengan memahami perbezaan ini, anda boleh berkomunikasi dengan ketepatan dan impak merentasi landskap interaksi profesional yang pelbagai.

Peraturan Pemformatan Profesional

Pemformatan anda sahaja boleh segera meningkatkan penulisan anda. Berikut adalah beberapa peraturan penulisan formal utama yang penting untuk mencipta dokumen formal yang tersusun dan berkesan:

• Fon Profesional: Arial atau Times New Roman dalam 12pt.
• Margin & Jarak: Margin standard 1 inci dan jarak 1.5 atau berganda untuk mengelakkan lebihan teks.
• Perenggan: Inden dan jarak baris yang cukup untuk membimbing pembaca melalui idea anda.
• Senarai: Senarai bernombor untuk urutan dan titik peluru untuk item.
• Konsistensi Gaya: Fon, tajuk, dan gaya yang seragam di seluruh dokumen anda.

Semakin tinggi kedudukan anda dalam syarikat, semakin banyak pilihan yang anda ada dalam menggayakan pemformatan dan memilih fon profesional.

Kesilapan Biasa yang Perlu Dielakkan dalam Penulisan Format

Beberapa kesilapan biasa boleh menjejaskan formaliti penulisan perniagaan:

• Penggunaan Jargon Berlebihan: Walaupun istilah khusus industri kadangkala diperlukan, jargon berlebihan boleh mengelirukan pembaca.
• Bahasa Kabur: Elakkan bahasa yang kabur atau tidak jelas. Bersikap spesifik dan langsung dalam kenyataan anda.
• Kesalahan Tatabahasa dan Kesalahan Taip: Semak dengan teliti. Kesalahan tatabahasa dan kesalahan taip mengurangkan kredibiliti anda.
• Bahasa Emosi atau Berat Sebelah: Pastikan nada anda neutral dan objektif. Elakkan letupan emosi atau frasa yang berat sebelah.
• Ucapan dan Penutup Tidak Formal: Gunakan ucapan formal (contohnya, "Tuan/Puan/Dr. [Nama Akhir]") dan penutup (contohnya, "Ikhlas," "Dengan hormat").

Elakkan kesilapan ini dan penulisan formal anda akan sentiasa menunjukkan autoriti dan ketelitian.

Piawaian Kertas Penyelidikan

Penulisan akademik memerlukan ketepatan dan ketelitian. Kertas penyelidikan adalah contoh utama penulisan formal:

• Berpandukan Tesis: Penulisan formal adalah apa yang menjadikan tesis jelas ditakrifkan dan boleh difahami walaupun oleh pembaca yang berada bertahun-tahun di masa hadapan. Semuanya di sini adalah tentang bersikap objektif.
• Analitikal dan Kritikal: Melangkaui huraian untuk menganalisis dan menilai maklumat secara kritikal. Tunjukkan pemikiran dan wawasan asli.
• Penghujahan Berstruktur: Kemukakan hujah secara logik, langkah demi langkah. Gunakan bukti untuk membina kes anda dan tangani hujah balas.
• Nada dan Gaya Formal: Kekalkan nada yang sangat formal, objektif, dan tidak peribadi. Elakkan pendapat peribadi dan bahasa subjektif.

Jika anda mengikuti peraturan ini, idea utama anda akan jelas walaupun orang membacanya bertahun-tahun kemudian.

Peraturan Petikan dan Rujukan

Petikan yang betul adalah penting dalam garis panduan penulisan akademik. Ia memberikan penghargaan kepada sumber dan mengelakkan plagiarisme:

• Gaya Petikan Konsisten: Pilih gaya petikan yang diiktiraf (contohnya, MLA, APA, Chicago) dan patuhinya secara konsisten dalam kertas anda.
• Petikan Dalam Teks: Gunakan petikan dalam teks untuk merujuk sumber dalam badan kertas anda.
• Senarai Rujukan/Bibliografi: Sertakan senarai komprehensif semua sumber yang dipetik di akhir kertas anda.
• Ketepatan dan Kelengkapan: Pastikan semua maklumat petikan adalah tepat dan lengkap, mengikut garis panduan gaya yang anda pilih.
• Pengelakan Plagiarisme: Fahami apa yang membentuk plagiarisme dan ambil langkah untuk mengelakkannya. Sentiasa petik sumber untuk petikan langsung, idea yang diparafrasa, dan data.

Petikan dan rujukan adalah tulang belakang etika penulisan akademik.

Nada dan Gaya Akademik

Fokus anda seharusnya tertumpu sepenuhnya pada penyelidikan dan bukti itu sendiri, bukan pada memasukkan perasaan peribadi atau pendapat subjektif ke dalam wacana. Untuk mengekalkan pendirian objektif ini, gunakan perspektif orang ketiga secara konsisten, yang membantu mewujudkan jarak yang diperlukan dan mengukuhkan sifat tidak peribadi dalam penyelidikan ilmiah.

Tambahan pula, bahasa yang anda pilih mestilah tepat dan formal. Ini bermakna menggunakan istilah khusus untuk disiplin akademik anda sambil mengelakkan penggunaan bahasa kolokial, slanga, dan singkatan yang melemahkan keseriusan dan sifat kekal karya akademik.

Kini anda sudah biasa dengan panduan gaya penulisan formal dan teknik penulisan profesional ini, inilah cara anda boleh menggunakan AI untuk menulis secara formal untuk anda.

Eskritor

Eskritor adalah pembantu penulisan AI canggih yang digunakan dalam bidang akademik dan industri korporat untuk menulis dan menyempurnakan kandungan.

Alat pintar ini berfungsi dengan memproses topik, kata kunci, atau arahan penulisan khusus anda dan memanfaatkan enjin AI untuk menghasilkan draf asli. Dalam kes ini, alat AI boleh mengaplikasikan penulisan formal berstandard industri kepada dokumen anda, atau ia boleh belajar cara untuk meniru gaya penulisan dokumen formal syarikat anda.

Ciri-ciri Unik Eskritor untuk Penulisan Formal:

• Pelarasan Nada: Aplikasikan penulisan formal yang konsisten, tepat, dan profesional di seluruh dokumen anda.
• Peningkatan Gaya: Cadangan gaya lanjutan untuk menyempurnakan ayat anda untuk kejelasan dan ketepatan.
• Bantuan Struktur: Membantu dalam menyusun pemikiran anda secara logik, membantu anda mencipta dokumen berstruktur baik dengan pengenalan yang jelas, perenggan yang koheren, dan kesimpulan yang kuat.
• Pengayaan Perbendaharaan Kata: Eskritor mencadangkan sinonim dan pilihan perbendaharaan kata yang lebih formal untuk membantu anda beralih dari bahasa santai dan menggunakan leksikon yang lebih akademik atau sesuai untuk perniagaan.
• Keupayaan Pelbagai Bahasa: Sokongan untuk lebih 40 bahasa, bermakna anda boleh mengekalkan standard penulisan formal walaupun ketika berkomunikasi merentasi sempadan linguistik.

Berikut adalah perbandingan ciri antara Eskritor dan alternatif pasaran lain supaya anda dapat melihat perbezaannya:

Jika anda benar-benar ingin hebat dalam penulisan formal, Eskritor adalah pilihan terbaik. Ia membantu anda mendapatkan nada yang betul, menstruktur penulisan anda, dan bahkan menulis keseluruhan dokumen untuk anda. Alat lain boleh dikatakan baik, tetapi Eskritor dibuat khusus untuk penulisan formal.

Cuba Eskritor sekarang dan lihat betapa lebih baik penulisan formal anda boleh jadi!