Hva er formell skriving? Tips og beste praksis

Definisjon av formell skriving

Formell skriving er en stil som prioriterer klarhet, objektivitet, presisjon og overholdelse av etablerte konvensjoner.

Den brukes i situasjoner hvor en profesjonell og respektfull tone er påkrevd og hvor nøyaktighet og troverdighet er avgjørende. Det handler om å formidle informasjon eller argumenter på en klar, konsis og strukturert måte, fri for personlig bias.

En god veiledning for formell skriving er

Sammenligning av formell og uformell skriving

Tabellen nedenfor viser situasjoner som sammenligner formell skriving med uformell skriving.

Nå kan du forestille deg hvordan formell skriving ser ut. Her er hvordan du vet når du skal bruke det.

Når man skal bruke formell skriving

Formell skriving er essensielt i ulike profesjonelle og akademiske sammenhenger, inkludert:

• Forretningskommunikasjon: Rapporter, forslag, offisielle e-poster, forretningsbrev og kontrakter.
• Akademiske arbeider: Oppgaver, forskningsartikler, avhandlinger, doktorgradsavhandlinger og tidsskriftartikler.
• Juridiske dokumenter: Kontrakter, juridiske sammendrag og offisielle uttalelser.
• Offentlige taler og presentasjoner: Forberedte taler og presentasjoner i profesjonelle sammenhenger.
• Jobbsøknader: Søknadsbrev og CV-er.
• Ekstern kommunikasjon: Pressemeldinger, offentlige kunngjøringer og offisielt nettstedsinnhold.

Bruk av formell skriving i disse sammenhengene sikrer at budskapet ditt tas på alvor, forbedrer ditt profesjonelle image og minimerer feiltolkninger.

Profesjonelle skriveteknikker

For å lykkes med formell skriving, vær direkte og fjern aktivt unødvendig fagspråk og kompleksitet som kan tilsløre budskapet ditt. Hver setning må ha et formål og bidra direkte til ditt sentrale argument eller informasjonsmål. Velg ord med presisjon for å eliminere tvetydighet og definer nøkkelbegreper for å sikre at leseren din har fullstendig forståelse fra begynnelsen.

Retningslinjer for formelt språk

Velg ordene dine nøye og bruk et bredt ordforråd for å finne ord som passer nøyaktig til det du skriver om. Et annet sett med regler for formelt språk i skriving handler om hvordan du sier ting. Skriv fra et tredjepersonsperspektiv – snakk om "han", "hun", "det" eller "de" i stedet for "jeg" eller "du".

Dette gjør skrivingen din mer objektiv og mindre personlig. Og for det meste, bruk aktiv stemme for å gjøre skrivingen din mer direkte. Til slutt, ikke bruk slang, hverdagslige uttrykk eller vendinger som kanskje bare gir mening for noen mennesker.

Struktur og organisering

Et godt organisert dokument utgjør en stor forskjell. Det hjelper folk å forstå budskapet ditt enkelt fordi flyten og den formelle skrivestrukturen er lett å følge. Start med en klar innledning som forteller folk hva dokumentet ditt handler om og hva du planlegger å gjøre eller si.

Deretter, organiser skrivingen din i avsnitt, hvor hvert avsnitt omhandler bare én hovedidé. Bruk en temasetning i begynnelsen av hvert avsnitt for å vise hva den ideen er. Bruk overskrifter og underoverskrifter for å dele opp teksten din.

Sørg for å bruke overgangsord som "også", "men" eller "for eksempel" for å knytte avsnittene og ideene dine sammen på en smidig måte. Til slutt, avslutt med en sterk konklusjon som oppsummerer hovedpoengene dine og minner folk om hovedbudskapet ditt.

Dokumenttyper og standarder

I forretningsverdenen kommer formell skriving i ulike former, hver med sine egne standarder:

• Forretningsbrev: Din profesjonelle stemme til omverdenen. De er polerte, respektfulle og følger strenge formalitetskonvensjoner.
• Forretningsrapporter: Skriving fokuserer på ren objektivitet og faktisk fremstilling, som en Wikipedia-artikkel. Stilen er klar og direkte.
• Forslag: Objektive, akkurat som rapporter, men med en fremtidsrettet, handlingsorientert skrivemåte. Forslag inkorporerer mye «vi» og har en overtalende undertone.
• Notater: Enkel og tilgjengelig språk, unngår fagsjargong. Det er som å snakke til en kollega, men du står på en scene, og alle kan høre stemmen din.
• E-poster: Mest allsidige og gjenspeiler hovedsakelig forholdet til personen du sender e-posten til. Hvis det er en kollega, kan den være enklere og tydeligere. Men hvis det er til en overordnet, er formell, profesjonell skriving nøkkelen.

Ved å forstå disse forskjellene kan du kommunisere med presisjon og innvirkning på tvers av det mangfoldige landskapet av profesjonelle interaksjoner.

Profesjonelle formateringsregler

Formateringen alene kan umiddelbart løfte skrivingen din. Her er noen viktige formelle skriveregler som er essensielle for å skape polerte og effektive formelle dokumenter:

• Profesjonell skrifttype: Arial eller Times New Roman i 12pt.
• Marger og linjeavstand: Standard 1-tommers marger og 1,5 eller dobbel linjeavstand for å unngå tekstoverbelastning.
• Avsnitt: Innrykk og generøs linjeavstand for å guide lesere gjennom ideene dine.
• Lister: Nummererte lister for sekvenser og punkter for elementer.
• Stilkonsistens: Enhetlige skrifttyper, overskrifter og stiler gjennom hele dokumentet.

Jo høyere stilling du har i selskapet ditt, desto mer valgfrihet har du i å stilisere formateringen og velge profesjonelle skrifttyper.

Vanlige feil å unngå i formatskriving

Flere vanlige feil kan undergrave formaliteten i forretningsskriving:

• Overbruk av fagsjargong: Mens bransjespesifikke termer noen ganger er nødvendige, kan overdreven sjargong forvirre lesere.
• Vagt språk: Unngå vagt eller tvetydig språk. Vær spesifikk og direkte i uttalelsene dine.
• Grammatiske feil og skrivefeil: Korrekturles nøye. Grammatiske feil og skrivefeil reduserer troverdigheten din.
• Emosjonelt eller partisk språk: Hold tonen nøytral og objektiv. Unngå følelsesutbrudd eller partisk formulering.
• Uformelle hilsener og avslutninger: Bruk formelle hilsener (f.eks. "Kjære herr/fru/dr. [etternavn]") og avslutninger (f.eks. "Med vennlig hilsen," "Ærbødigst").

Unngå disse feiltrinnene, og din formelle skriving vil konsekvent utstråle autoritet og profesjonalitet.

Standarder for forskningsartikler

Akademisk skriving krever grundighet og presisjon. Forskningsartikler er gode eksempler på formell skriving:

• Tese-drevet: Formell skriving er det som gjør en tese klart definert og forståelig selv for lesere som er år inn i fremtiden. Alt her handler om å være objektiv.
• Analytisk og kritisk: Gå utover beskrivelse for å analysere og kritisk evaluere informasjon. Vis original tankegang og innsikt.
• Strukturert argumentasjon: Presenter argumenter på en logisk, trinnvis måte. Bruk bevis for å bygge din sak og adresser motargumenter.
• Formell tone og stil: Oppretthold en svært formell, objektiv og upersonlig tone. Unngå personlige meninger og subjektivt språk.

Hvis du følger disse reglene, vil hovedideen din være klar selv om folk leser den flere år senere.

Regler for sitering og referanser

Riktig sitering er avgjørende i retningslinjer for akademisk skriving. De gir kreditt til kilder og unngår plagiering:

• Konsekvent siteringsstil: Velg en anerkjent siteringsstil (f.eks. MLA, APA, Chicago) og hold deg til den konsekvent gjennom hele oppgaven.
• Tekstsiteringer: Bruk tekstsiteringer for å referere til kilder i selve teksten.
• Referanseliste/bibliografi: Inkluder en omfattende liste over alle siterte kilder på slutten av oppgaven.
• Nøyaktighet og fullstendighet: Sørg for at all siteringsinformasjon er nøyaktig og fullstendig, i henhold til retningslinjene for din valgte stil.
• Unngåelse av plagiering: Forstå hva som utgjør plagiering og ta skritt for å unngå det. Siter alltid kilder for direkte sitater, parafraserte ideer og data.

Sitering og referering er det etiske grunnlaget for akademisk skriving.

Akademisk tone og stil

Fokuset ditt bør være rettet mot selve forskningen og bevisene, ikke på å tilføre personlige følelser eller subjektive meninger i diskursen. For å opprettholde dette objektive standpunktet, bruk konsekvent tredjepersonsperspektiv, som bidrar til å skape en nødvendig avstand og forsterker den upersonlige naturen av akademisk undersøkelse.

Videre må språket du velger være presist og formelt. Dette betyr å bruke terminologi som er spesifikk for ditt akademiske fagområde, samtidig som du nøye unngår dagligtale, slang og sammentrekninger som undergraver seriøsiteten og tidløsheten i akademisk arbeid.

Nå som du er kjent med disse formelle skriveveiledningene og profesjonelle skriveteknikker, her er hvordan du kan bruke AI til å skrive formelt for deg.

Eskritor

Eskritor er en banebrytende AI-skriveassistent som brukes i akademia og næringsliv for å skrive og forbedre innhold.

Dette intelligente verktøyet fungerer ved å behandle ditt tema, nøkkelord eller spesifikke skriveoppgaver og utnytte sin AI-motor for å lage originale utkast. I dette tilfellet kan AI-verktøyet anvende bransjestandard formell skriving på dokumentene dine, eller det kan lære å gjenskape skrivestilen i selskapets formelle dokumenter.

Unike funksjoner i Eskritor for formell skriving:

• Tonejustering: Bruk konsekvent, nøyaktig og profesjonell formell skriving gjennom hele dokumentet.
• Stilforbedring: Avanserte stilforslag for å forbedre setningene dine for klarhet og presisjon.
• Strukturhjelp: Hjelper med å organisere tankene dine logisk, slik at du kan lage velstrukturerte dokumenter med tydelige innledninger, sammenhengende avsnitt og sterke konklusjoner.
• Ordforrådsberikelse: Eskritor foreslår mer formelle synonymer og ordvalg for å hjelpe deg bort fra uformelt språk og over til et mer akademisk eller forretningspassende vokabular.
• Flerspråklige muligheter: Støtte for over 40 språk, noe som betyr at du kan opprettholde formelle skrivekrav selv når du kommuniserer på tvers av språkgrenser.

Her er en funksjonssammenligning mellom Eskritor og andre markedsalternativer så du kan se forskjellen:

Hvis du virkelig ønsker å bli god på formell skriving, er Eskritor det beste valget. Det hjelper deg med å få riktig tone, strukturere skrivingen din, og til og med skrive hele dokumenter for deg. Andre verktøy er greie, men Eskritor er laget spesielt for formell skriving.

Prøv Eskritor nå og se hvor mye bedre din formelle skriving kan bli!