Что такое формальное письмо? Советы и лучшие практики

Определение формального письма

Формальное письмо — это стиль, который отдает приоритет ясности, объективности, точности и соблюдению установленных правил.

Оно используется в ситуациях, где требуется профессиональный и уважительный тон, и где точность и достоверность имеют первостепенное значение. Речь идет о передаче информации или аргументов ясным, лаконичным и структурированным образом, свободным от личных предубеждений.

Хорошим руководством для формального письма является

Сравнение формального и неформального письма

В таблице ниже показаны ситуации, сравнивающие формальное и неформальное письмо.

Теперь вы можете представить, как выглядит формальное письмо. Вот как вы узнаете, когда его использовать.

Когда использовать формальное письмо

Формальное письмо необходимо в различных профессиональных и академических сценариях, включая:

• Деловые коммуникации: Отчеты, предложения, официальные электронные письма, деловые письма и контракты.
• Академические работы: Эссе, научные статьи, дипломные работы, диссертации и журнальные статьи.
• Юридические документы: Контракты, юридические справки и официальные заявления.
• Публичные выступления и презентации: Подготовленные речи и презентации в профессиональной среде.
• Заявления о приеме на работу: Сопроводительные письма и резюме.
• Внешние коммуникации: Пресс-релизы, публичные объявления и официальный контент веб-сайта.

Использование формального письма в этих контекстах гарантирует, что ваше сообщение воспринимается серьезно, улучшает ваш профессиональный имидж и минимизирует неправильные толкования.

Техники профессионального письма

Чтобы преуспеть в формальном письме, будьте прямолинейны и активно устраняйте ненужный жаргон и сложности, которые могут затемнить ваше сообщение. Каждое предложение должно быть целенаправленным, напрямую способствуя вашему центральному аргументу или информационной цели. Выбирайте слова с точностью, чтобы устранить двусмысленность, и определяйте ключевые термины, чтобы обеспечить полное понимание вашего читателя с самого начала.

Рекомендации по формальному языку

Тщательно выбирайте слова и используйте широкий словарный запас, чтобы найти слова, которые точно соответствуют тому, о чем вы пишете. Другой набор правил для формального языка в письме касается того, как вы выражаете мысли. Пишите от третьего лица – говорите о "он", "она", "оно" или "они" вместо "я" или "вы".

Это делает ваше письмо более объективным и менее личным. И в большинстве случаев используйте активный залог, чтобы сделать ваше письмо более прямым. Наконец, не используйте сленг, повседневные выражения или фразы, которые могут быть понятны только некоторым людям.

Структура и организация

Хорошо организованный документ имеет огромное значение. Он помогает людям легко понять ваше сообщение, потому что поток и структура формального письма легко воспринимаются. Начните с четкого введения, которое сообщает людям, о чем ваш документ и что вы планируете делать или говорить.

Затем организуйте ваше письмо в абзацы, причем каждый абзац должен говорить только об одной основной идее. Используйте тематическое предложение в начале каждого, чтобы показать, какова эта идея. Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы разбить ваш текст.

Обязательно используйте переходные слова, такие как "также", "но" или "например", чтобы плавно соединить ваши абзацы и идеи. Наконец, завершите сильным заключением, которое подводит итог вашим основным пунктам и напоминает людям о вашем главном сообщении.

Типы документов и стандарты

В деловом мире формальная письменная коммуникация принимает различные формы, каждая со своими стандартами:

• Деловые письма: Ваш профессиональный голос во внешнем мире. Они отшлифованы, уважительны и следуют строгим правилам формальности.
• Бизнес-отчеты: Письмо фокусируется на чистой объективности и фактическом представлении, как статья в Википедии. Стиль ясный и прямой.
• Предложения: Объективны, как отчеты, но с перспективным, ориентированным на действия стилем письма. Предложения включают много «мы» и имеют убедительный подтекст.
• Служебные записки: Прямолинейный и доступный язык, избегающий жаргона. Это как разговор с коллегой, но вы на сцене, и все могут слышать ваш голос.
• Электронные письма: Наиболее универсальны и в основном отражают отношения с человеком, которому вы отправляете письмо. Если это коллега, оно может быть более простым и ясным. Но если это руководителю, то ключевым является формальный, профессиональный стиль письма.

Понимая эти различия, вы сможете общаться точно и эффективно во всем разнообразии профессиональных взаимодействий.

Правила профессионального форматирования

Одно только форматирование может мгновенно поднять уровень вашего письма. Вот некоторые ключевые правила формального письма, которые необходимы для создания отшлифованных и эффективных формальных документов:

• Профессиональный шрифт: Arial или Times New Roman размером 12 пунктов.
• Поля и интервалы: Стандартные поля в 1 дюйм и полуторный или двойной интервал, чтобы избежать перегрузки текстом.
• Абзацы: Отступы и щедрые пробелы между строками для направления читателей через ваши идеи.
• Списки: Нумерованные списки для последовательностей и маркированные пункты для элементов.
• Стилистическая согласованность: Единообразные шрифты, заголовки и стили во всем документе.

Чем выше ваша должность в компании, тем больше у вас выбора в стилизации форматирования и выборе профессиональных шрифтов.

Распространенные ошибки, которых следует избегать в форматном письме

Несколько распространенных ошибок могут подорвать формальность деловой переписки:

• Чрезмерное использование жаргона: Хотя отраслевые термины иногда необходимы, чрезмерный жаргон может запутать читателей.
• Расплывчатые формулировки: Избегайте расплывчатых или двусмысленных выражений. Будьте конкретны и прямолинейны в своих утверждениях.
• Грамматические ошибки и опечатки: Тщательно проверяйте текст. Грамматические ошибки и опечатки снижают вашу убедительность.
• Эмоциональный или предвзятый язык: Сохраняйте нейтральный и объективный тон. Избегайте эмоциональных всплесков или предвзятых формулировок.
• Неформальные приветствия и заключения: Используйте формальные приветствия (например, "Уважаемый г-н/г-жа/д-р [Фамилия]") и заключения (например, "С уважением", "С почтением").

Избегайте этих ошибок, и ваша формальная переписка будет постоянно излучать авторитет и отточенность.

Стандарты научных работ

Академическое письмо требует строгости и точности. Научные статьи являются ярким примером формального письма:

• Ориентированность на тезис: Формальное письмо делает тезис четко определенным и понятным даже для читателей, которые обратятся к нему через годы. Здесь всё направлено на объективность.
• Аналитичность и критичность: Выходите за рамки описания, анализируйте и критически оценивайте информацию. Демонстрируйте оригинальность мысли и проницательность.
• Структурированная аргументация: Представляйте аргументы логично, шаг за шагом. Используйте доказательства для построения своей позиции и рассматривайте контраргументы.
• Формальный тон и стиль: Поддерживайте высокоформальный, объективный и безличный тон. Избегайте личных мнений и субъективных выражений.

Если вы следуете этим правилам, ваша основная идея будет понятна, даже если люди прочитают её через много лет.

Правила цитирования и оформления ссылок

Правильное цитирование имеет решающее значение в рекомендациях по академическому письму. Оно отдает должное источникам и помогает избежать плагиата:

• Последовательный стиль цитирования: Выберите признанный стиль цитирования (например, MLA, APA, Chicago) и последовательно придерживайтесь его на протяжении всей работы.
• Внутритекстовые ссылки: Используйте внутритекстовые ссылки для указания источников в основной части вашей работы.
• Список литературы/Библиография: Включите полный список всех цитируемых источников в конце вашей работы.
• Точность и полнота: Убедитесь, что вся информация о цитировании точна и полна, следуя рекомендациям выбранного вами стиля.
• Избегание плагиата: Понимайте, что составляет плагиат, и принимайте меры, чтобы избежать его. Всегда цитируйте источники прямых цитат, перефразированных идей и данных.

Цитирование и оформление ссылок — это этическая основа академического письма.

Академический тон и стиль

Ваше внимание должно быть сосредоточено исключительно на исследовании и самих доказательствах, а не на внесении личных чувств или субъективных мнений в дискурс. Чтобы сохранить эту объективную позицию, последовательно используйте повествование от третьего лица, что помогает создать необходимую дистанцию и подчеркивает безличный характер научного исследования.

Более того, выбираемый вами язык должен быть точным и формальным. Это означает использование терминологии, специфичной для вашей академической дисциплины, при строгом избегании разговорных выражений, сленга и сокращений, которые подрывают серьезность и вневременной характер академической работы.

Теперь, когда вы знакомы с этими руководствами по формальному стилю письма и профессиональными техниками письма, вот как вы можете использовать ИИ для создания формальных текстов.

Eskritor

Eskritor — это передовой ИИ-помощник для письма, используемый в академических и корпоративных сферах для создания и улучшения контента.

Этот интеллектуальный инструмент работает, обрабатывая вашу тему, ключевые слова или конкретное задание и использует свой ИИ-движок для создания оригинальных черновиков. В данном случае, инструмент ИИ может применять стандартное формальное письмо к вашим документам или может научиться воспроизводить стиль письма, характерный для официальных документов вашей компании.

Уникальные особенности Eskritor для формального письма:

• Настройка тона: Применение последовательного, точного и профессионального формального стиля во всем документе.
• Улучшение стиля: Продвинутые стилистические предложения для улучшения ваших предложений, делая их более ясными и точными.
• Помощь в структурировании: Помогает логически организовать ваши мысли, создавая хорошо структурированные документы с четкими введениями, связными абзацами и сильными заключениями.
• Обогащение словарного запаса: Eskritor предлагает более формальные синонимы и варианты лексики, помогая вам отойти от разговорного языка и принять более научный или деловой словарный запас.
• Многоязычные возможности: Поддержка более 40 языков, что означает, что вы можете поддерживать стандарты формального письма даже при общении через языковые границы.

Вот сравнение функций между Eskritor и другими рыночными альтернативами, чтобы вы могли увидеть разницу:

Если вы действительно хотите преуспеть в формальном письме, Eskritor — лучший выбор. Он помогает вам подобрать правильный тон, структурировать ваше письмо и даже писать целые документы за вас. Другие инструменты неплохи, но Eskritor создан специально для формального письма.

Попробуйте Eskritor прямо сейчас и убедитесь, насколько лучше может стать ваше формальное письмо!