Kaj je formalno pisanje? Nasveti in najboljše prakse

Definicija formalnega pisanja

Formalno pisanje je slog, ki daje prednost jasnosti, objektivnosti, natančnosti in upoštevanju uveljavljenih konvencij.

Uporablja se v situacijah, kjer je potreben profesionalen in spoštljiv ton ter kjer sta točnost in verodostojnost najpomembnejši. Gre za posredovanje informacij ali argumentov na jasen, jedrnat in strukturiran način, brez osebne pristranskosti.

Dober vodnik za formalno pisanje je

Primerjava formalnega in neformalnega pisanja

Spodnja tabela prikazuje situacije, ki primerjajo formalno pisanje z neformalnim pisanjem.

Zdaj si lahko predstavljate, kako izgleda formalno pisanje. Tukaj je, kako veste, kdaj ga uporabljati.

Kdaj uporabljati formalno pisanje

Formalno pisanje je bistveno v različnih profesionalnih in akademskih scenarijih, vključno z:

• Poslovna komunikacija: Poročila, predlogi, uradna elektronska sporočila, poslovna pisma in pogodbe.
• Akademski članki: Eseji, raziskovalne naloge, diplomske naloge, doktorske disertacije in članki v revijah.
• Pravni dokumenti: Pogodbe, pravni povzetki in uradne izjave.
• Javno nastopanje in predstavitve: Pripravljeni govori in predstavitve v profesionalnih okoljih.
• Prijave za zaposlitev: Spremna pisma in življenjepisi.
• Zunanja komunikacija: Sporočila za javnost, javne objave in uradne vsebine spletnih strani.

Uporaba formalnega pisanja v teh kontekstih zagotavlja, da je vaše sporočilo vzeto resno, izboljša vašo profesionalno podobo in zmanjša napačne interpretacije.

Tehnike profesionalnega pisanja

Za odličnost v formalnem pisanju bodite neposredni in aktivno odstranite nepotrebni žargon in zapletenost, ki bi lahko zakrila vaše sporočilo. Vsak stavek mora biti smiseln in neposredno prispevati k vašemu osrednjemu argumentu ali informacijskemu cilju. Izberite besede natančno, da odpravite dvoumnost, in opredelite ključne pojme, da zagotovite popolno razumevanje bralca že od začetka.

Smernice za formalni jezik

Skrbno izberite besede in uporabljajte širok besednjak, da najdete besede, ki natančno ustrezajo temi, o kateri pišete. Še en sklop pravil za formalni jezik v pisanju se nanaša na to, kako stvari poveste. Pišite s stališča tretje osebe – govorite o "on", "ona", "ono" ali "oni" namesto "jaz" ali "vi".

To naredi vaše pisanje bolj objektivno in manj osebno. In večinoma uporabljajte tvorni način, da bo vaše pisanje bolj neposredno. Na koncu ne uporabljajte slenga, vsakdanjih rekov ali izrazov, ki bi jih morda razumeli le nekateri ljudje.

Struktura in organizacija

Dobro organiziran dokument naredi veliko razliko. Ljudem pomaga razumeti vaše sporočilo, ker je tok in formalna struktura pisanja enostavna za sledenje. Začnite z jasnim uvodom, ki ljudem pove, o čem govori vaš dokument in kaj nameravate narediti ali povedati.

Nato organizirajte svoje pisanje v odstavke, pri čemer naj vsak odstavek govori le o eni glavni ideji. Na začetku vsakega uporabite tematski stavek, ki pokaže, kaj ta ideja je. Uporabite naslove in podnaslove, da razčlenite besedilo.

Poskrbite, da boste uporabljali prehodne besede, kot so "tudi", "vendar" ali "na primer", da boste gladko povezali odstavke in ideje. Na koncu zaključite z močnim zaključkom, ki povzame vaše glavne točke in ljudi spomni na vaše glavno sporočilo.

Vrste dokumentov in standardi

V poslovnem svetu formalno pisanje prevzema različne oblike, vsaka s svojimi standardi:

• Poslovna pisma: Vaš profesionalni glas zunanjemu svetu. So dodelana, spoštljiva in sledijo strogim formalnim konvencijam.
• Poslovna poročila: Pisanje se osredotoča na čisto objektivnost in dejansko predstavitev, kot članek na Wikipediji. Slog je jasen in neposreden.
• Predlogi: Objektivni, tako kot poročila, vendar z v prihodnost usmerjenim, akcijsko naravnanim slogom pisanja. Predlogi vključujejo veliko uporabe "mi" in imajo prepričljiv podton.
• Dopisi: Neposreden in dostopen jezik, brez žargona. Podobno je, kot bi govorili s sodelavcem, vendar ste na odru in vsi lahko slišijo vaš glas.
• E-pošta: Najbolj vsestranska in predvsem odraža odnos z osebo, ki ji pošiljate e-pošto. Če gre za sodelavca, je lahko bolj preprosta in jasna. Če pa je namenjena nadrejenemu, je ključno formalno, profesionalno pisanje.

Z razumevanjem teh razlik lahko komunicirate natančno in učinkovito v raznolikem okolju profesionalnih interakcij.

Pravila profesionalnega oblikovanja

Že samo oblikovanje lahko takoj izboljša vaše pisanje. Tukaj so ključna pravila formalnega pisanja, ki so bistvena za ustvarjanje dodelanih in učinkovitih formalnih dokumentov:

• Profesionalna pisava: Arial ali Times New Roman v velikosti 12 točk.
• Robovi in razmiki: Standardni 2,5 cm robovi in 1,5 ali dvojni razmik med vrsticami za preprečevanje preobremenitve z besedilom.
• Odstavki: Zamik in velikodušen razmik med vrsticami za vodenje bralcev skozi vaše ideje.
• Seznami: Oštevilčeni seznami za zaporedja in alineje za posamezne točke.
• Doslednost sloga: Enotne pisave, naslovi in slogi skozi celoten dokument.

Višji kot je vaš položaj v podjetju, več izbire imate pri oblikovanju in izbiri profesionalnih pisav.

Pogoste napake, ki se jim je treba izogniti pri formalnem pisanju

Več pogostih napak lahko spodkoplje formalnost poslovnega pisanja:

• Prekomerna uporaba žargona: Čeprav so panožno specifični izrazi včasih potrebni, lahko pretirani žargon zmede bralce.
• Nejasno izražanje: Izogibajte se nejasnim ali dvoumnim izrazom. Bodite specifični in neposredni v svojih izjavah.
• Slovnične napake in tipkarske napake: Natančno preglejte besedilo. Slovnične in tipkarske napake zmanjšujejo vašo verodostojnost.
• Čustveni ali pristranski jezik: Ohranite nevtralen in objektiven ton. Izogibajte se čustvenim izbruhom ali pristranskim formulacijam.
• Neformalni nagovori in zaključki: Uporabljajte formalne nagovore (npr. "Spoštovani g./ga./dr. [Priimek]") in zaključke (npr. "S spoštovanjem," "Lep pozdrav").

Izognite se tem napakam in vaše formalno pisanje bo dosledno izžarevalo avtoriteto in prefinjenost.

Standardi raziskovalnih člankov

Akademsko pisanje zahteva strogost in natančnost. Raziskovalni članki so odlični primeri formalnega pisanja:

• Temelji na tezi: Formalno pisanje je tisto, kar naredi tezo jasno opredeljeno in razumljivo tudi bralcem v prihodnosti. Vse tukaj je o objektivnosti.
• Analitično in kritično: Presežite zgolj opis, da analizirate in kritično ovrednotite informacije. Pokažite izvirno razmišljanje in vpogled.
• Strukturirana argumentacija: Predstavite argumente na logičen, postopen način. Uporabite dokaze za gradnjo svojega primera in obravnavajte protiargumente.
• Formalni ton in slog: Vzdržujte zelo formalen, objektiven in neoseben ton. Izogibajte se osebnim mnenjem in subjektivnemu jeziku.

Če sledite tem pravilom, bo vaša glavna ideja jasna, tudi če jo ljudje preberejo leta kasneje.

Pravila citiranja in navajanja virov

Pravilno citiranje je ključnega pomena v smernicah akademskega pisanja. Dajejo priznanje virom in se izogibajo plagiatorstvu:

• Dosleden slog citiranja: Izberite priznan slog citiranja (npr. MLA, APA, Chicago) in ga dosledno uporabljajte skozi celotno delo.
• Citati v besedilu: Uporabite citate v besedilu za sklicevanje na vire znotraj glavnega besedila vašega dela.
• Seznam literature/bibliografija: Vključite celovit seznam vseh citiranih virov na koncu vašega dela.
• Natančnost in popolnost: Zagotovite, da so vse informacije o citiranju natančne in popolne, v skladu s smernicami izbranega sloga.
• Izogibanje plagiatorstvu: Razumite, kaj predstavlja plagiatorstvo, in ukrepajte, da se mu izognete. Vedno citirajte vire za neposredne navedke, parafrazirane ideje in podatke.

Citiranje in navajanje virov sta etična hrbtenica akademskega pisanja.

Akademski ton in slog

Vaš fokus naj bo povsem na raziskavi in dokazih samih, ne na vnašanju osebnih občutkov ali subjektivnih mnenj v diskurz. Za ohranjanje tega objektivnega stališča dosledno uporabljajte tretjeosebno perspektivo, ki pomaga ustvariti potrebno distanco in krepi neosebno naravo znanstvenega raziskovanja.

Poleg tega mora biti jezik, ki ga izberete, natančen in formalen. To pomeni uporabo terminologije, specifične za vašo akademsko disciplino, ob hkratnem strogem izogibanju pogovornim izrazom, slengu in okrajšavam, ki spodkopavajo resnost in brezčasnost akademskega dela.

Zdaj ko ste seznanjeni s temi vodniki za formalni slog pisanja in tehnikami profesionalnega pisanja, je tukaj način, kako lahko uporabite umetno inteligenco, da formalno piše za vas.

Eskritor

Eskritor je najsodobnejši AI pomočnik za pisanje, ki se uporablja v akademskih in korporativnih okoljih za pisanje in izboljšanje vsebine.

To inteligentno orodje deluje tako, da obdela vašo temo, ključne besede ali določeno pisno navodilo in s pomočjo svojega AI pogona ustvari izvirne osnutke. V tem primeru lahko AI orodje uporabi standardno formalno pisanje za vaše dokumente ali pa se nauči posnemati slog pisanja formalnih dokumentov vašega podjetja.

Edinstvene funkcije Eskritorja za formalno pisanje:

• Prilagajanje tona: Uporabite dosledno, natančno in profesionalno formalno pisanje v celotnem dokumentu.
• Izboljšanje sloga: Napredni predlogi za slog za izboljšanje vaših stavkov za jasnost in natančnost.
• Pomoč pri strukturi: Pomaga pri logičnem organiziranju vaših misli, kar vam pomaga ustvariti dobro strukturirane dokumente z jasnimi uvodi, koherentnimi odstavki in močnimi zaključki.
• Obogatitev besedišča: Eskritor predlaga bolj formalne sopomenke in izbire besedišča, ki vam pomagajo preiti od vsakdanjega jezika k bolj akademskemu ali poslovno primernejšemu besedišču.
• Večjezične zmogljivosti: Podpora za več kot 40 jezikov, kar pomeni, da lahko vzdržujete standarde formalnega pisanja tudi pri komunikaciji prek jezikovnih meja.

Tukaj je primerjava funkcij med Eskritor in drugimi alternativami na trgu, da lahko vidite razliko:

Če želite resnično postati odlični v formalnem pisanju, je Eskritor najboljša izbira. Pomaga vam doseči pravi ton, strukturirati vaše pisanje in celo napisati celotne dokumente za vas. Druga orodja so v redu, vendar je Eskritor narejen posebej za formalno pisanje.

Preizkusite Eskritor zdaj in ugotovite, kako boljše je lahko vaše formalno pisanje!