Vad är formellt skrivande? Tips och bästa praxis

Definition av formellt skrivande

Formellt skrivande är en stil som prioriterar tydlighet, objektivitet, precision och följsamhet till etablerade konventioner.

Det används i situationer där en professionell och respektfull ton krävs och där noggrannhet och trovärdighet är av största vikt. Det handlar om att förmedla information eller argument på ett tydligt, koncist och strukturerat sätt, fritt från personlig partiskhet.

En bra vägledning för formellt skrivande är

Jämförelse mellan formellt och informellt skrivande

Tabellen nedan visar situationer som jämför formellt skrivande med informellt skrivande.

Nu kan du föreställa dig hur formellt skrivande ser ut. Här är hur du vet när du ska använda det.

När man ska använda formellt skrivande

Formellt skrivande är viktigt i olika professionella och akademiska sammanhang, inklusive:

• Affärskommunikation: Rapporter, förslag, officiella e-postmeddelanden, affärsbrev och kontrakt.
• Akademiska uppsatser: Essäer, forskningsartiklar, uppsatser, avhandlingar och tidskriftsartiklar.
• Juridiska dokument: Kontrakt, juridiska inlagor och officiella uttalanden.
• Offentligt tal och presentationer: Förberedda tal och presentationer i professionella sammanhang.
• Jobbansökningar: Personliga brev och CV.
• Extern kommunikation: Pressmeddelanden, offentliga tillkännagivanden och officiellt webbplatsinnehåll.

Att använda formellt skrivande i dessa sammanhang säkerställer att ditt budskap tas på allvar, förbättrar din professionella image och minimerar feltolkningar.

Professionella skrivtekniker

För att utmärka dig i formellt skrivande, var rakt på sak och eliminera aktivt onödig jargong och komplexitet som kan fördunkla ditt budskap. Varje mening måste vara ändamålsenlig och bidra direkt till ditt centrala argument eller informationsmål. Välj ord med exakthet för att eliminera tvetydighet och definiera nyckelbegrepp för att säkerställa att din läsare har fullständig förståelse från början.

Riktlinjer för formellt språk

Välj dina ord noggrant och använd ett brett ordförråd för att hitta ord som passar exakt för det du skriver om. En annan uppsättning regler för formellt språk i skrivande handlar om hur du uttrycker saker. Skriv från ett tredjepersonsperspektiv – tala om "han", "hon", "det" eller "de" istället för "jag" eller "du".

Detta får ditt skrivande att låta mer objektivt och mindre personligt. Och för det mesta, använd aktiv röst för att göra ditt skrivande mer direkt. Slutligen, använd inte slang, vardagliga uttryck eller fraser som kanske bara är begripliga för vissa personer.

Struktur och organisation

Ett välorganiserat dokument gör stor skillnad. Det hjälper människor att förstå ditt budskap enkelt eftersom flödet och den formella skrivstrukturen är lätta att följa. Börja med en tydlig introduktion som berättar för människor vad ditt dokument handlar om och vad du planerar att göra eller säga.

Organisera sedan ditt skrivande i stycken, där varje stycke behandlar endast en huvudidé. Använd en ämnesmening i början av varje stycke för att visa vad den idén är. Använd rubriker och underrubriker för att dela upp din text.

Se till att använda övergångsord som "också", "men" eller "till exempel" för att smidigt koppla samman dina stycken och idéer. Avsluta slutligen med en stark slutsats som sammanfattar dina huvudpunkter och påminner människor om ditt huvudbudskap.

Dokumenttyper och standarder

I affärsvärlden tar formellt skrivande olika former, var och en med sina egna standarder:

• Affärsbrev: Din professionella röst mot omvärlden. De är välpolerade, respektfulla och följer strikta formalitetskonventioner.
• Affärsrapporter: Skrivandet fokuserar på ren objektivitet och faktabaserad framställning, som en Wikipedia-artikel. Stilen är tydlig och direkt.
• Förslag: Objektiva, precis som rapporter, men med en framåtblickande, handlingsorienterad skrivstil. Förslag innehåller mycket "vi" och har en övertygande underton.
• PM: Rakt på sak och tillgängligt språk, undviker jargong. Det är som att tala till en kollega, men du står på en scen och alla kan höra din röst.
• E-post: Mest mångsidigt och speglar främst relationen med personen du skickar e-posten till. Om det är till en kollega kan det vara mer enkelt och tydligt. Men om det är till en överordnad är formellt, professionellt skrivande nyckeln.

Genom att förstå dessa skillnader kan du kommunicera med precision och genomslagskraft i alla olika typer av professionella interaktioner.

Professionella formateringsregler

Enbart din formatering kan omedelbart höja nivån på ditt skrivande. Här är några viktiga formella skrivregler som är nödvändiga för att skapa polerade och effektiva formella dokument:

• Professionellt typsnitt: Arial eller Times New Roman i 12pt.
• Marginaler och radavstånd: Standard 1-tums marginaler och 1,5 eller dubbelt radavstånd för att förhindra textöverbelastning.
• Styckeindelning: Indrag och generöst utrymme mellan rader för att guida läsare genom dina idéer.
• Listor: Numrerade listor för sekvenser och punktlistor för enskilda objekt.
• Stilkonsistens: Enhetliga typsnitt, rubriker och stilar genom hela dokumentet.

Ju högre position du har i ditt företag, desto mer valfrihet har du att stilisera din formatering och välja professionella typsnitt.

Vanliga misstag att undvika i formatskrivande

Flera vanliga misstag kan undergräva formaliteten i affärsskrivande:

• Överanvändning av jargong: Även om branschspecifika termer ibland är nödvändiga kan överdriven jargong förvirra läsarna.
• Vagt språk: Undvik vagt eller tvetydigt språk. Var specifik och direkt i dina uttalanden.
• Grammatiska fel och stavfel: Korrekturläs noggrant. Grammatiska fel och stavfel minskar din trovärdighet.
• Emotionellt eller partiskt språk: Håll din ton neutral och objektiv. Undvik känslomässiga utbrott eller partiska formuleringar.
• Informella hälsningar och avslutningar: Använd formella hälsningar (t.ex. "Bäste herr/fru/dr [efternamn]") och avslutningar (t.ex. "Med vänliga hälsningar," "Högaktningsfullt").

Undvik dessa misstag och ditt formella skrivande kommer konsekvent att utstråla auktoritet och professionalitet.

Standarder för forskningsartiklar

Akademiskt skrivande kräver noggrannhet och precision. Forskningsartiklar är utmärkta exempel på formellt skrivande:

• Tesdriven: Formellt skrivande är det som gör en tes tydligt definierad och förståelig även för läsare som befinner sig flera år framåt i tiden. Allt handlar om att vara objektiv.
• Analytisk och kritisk: Gå bortom beskrivning för att analysera och kritiskt utvärdera information. Visa originellt tänkande och insikt.
• Strukturerad argumentation: Presentera argument på ett logiskt, stegvist sätt. Använd bevis för att bygga ditt resonemang och bemöt motargument.
• Formell ton och stil: Upprätthåll en mycket formell, objektiv och opersonlig ton. Undvik personliga åsikter och subjektivt språk.

Om du följer dessa regler kommer din huvudidé att vara tydlig även om människor läser den flera år senare.

Regler för citering och referering

Korrekt citering är avgörande i riktlinjer för akademiskt skrivande. De ger erkännande till källor och undviker plagiat:

• Konsekvent citeringsstil: Välj en erkänd citeringsstil (t.ex. MLA, APA, Chicago) och följ den konsekvent genom hela din uppsats.
• Källhänvisningar i texten: Använd källhänvisningar i texten för att referera till källor inom brödtexten i din uppsats.
• Referenslista/Bibliografi: Inkludera en omfattande lista över alla citerade källor i slutet av din uppsats.
• Noggrannhet och fullständighet: Se till att all citeringsinformation är korrekt och fullständig, enligt riktlinjerna för din valda stil.
• Undvikande av plagiat: Förstå vad som utgör plagiat och vidta åtgärder för att undvika det. Citera alltid källor för direkta citat, omformulerade idéer och data.

Citering och referering utgör den etiska ryggraden i akademiskt skrivande.

Akademisk ton och stil

Ditt fokus bör vara helt inriktat på forskningen och själva bevisen, inte på att injicera personliga känslor eller subjektiva åsikter i diskursen. För att upprätthålla denna objektiva hållning, använd konsekvent tredje persons perspektiv, vilket hjälper till att skapa ett nödvändigt avstånd och förstärker den opersonliga karaktären av akademisk undersökning.

Dessutom måste språket du väljer vara precist och formellt. Detta innebär att använda terminologi som är specifik för din akademiska disciplin samtidigt som du noggrant undviker vardagliga uttryck, slang och sammandragningar som undergräver allvaret och tidlösheten i akademiskt arbete.

Nu när du är bekant med dessa formella skrivstilsguider och professionella skrivtekniker, här är hur du kan använda AI för att skriva formellt åt dig.

Eskritor

Eskritor är en toppmodern AI-skrivassistent som används inom akademiska och företagssektorer för att skriva och förfina innehåll.

Detta intelligenta verktyg fungerar genom att bearbeta ditt ämne, nyckelord eller specifika skrivuppgifter och utnyttjar sin AI-motor för att skapa originella utkast. I detta fall kan AI-verktyget tillämpa branschstandard för formellt skrivande på dina dokument, eller så kan det lära sig att replikera skrivstilen i ditt företags formella dokument.

Unika funktioner i Eskritor för formellt skrivande:

• Tonjustering: Tillämpa konsekvent, korrekt och professionellt formellt skrivande genom hela ditt dokument.
• Stilförbättring: Avancerade stilförslag för att förfina dina meningar för tydlighet och precision.
• Strukturhjälp: Hjälper till att organisera dina tankar logiskt, vilket hjälper dig att skapa välstrukturerade dokument med tydliga inledningar, sammanhängande stycken och starka slutsatser.
• Ordförrådsberikande: Eskritor föreslår mer formella synonymer och ordval för att hjälpa dig att komma bort från vardagligt språk och anta ett mer akademiskt eller affärslämpligt ordförråd.
• Flerspråkiga funktioner: Stöd för över 40 språk, vilket innebär att du kan upprätthålla formella skrivstandarder även när du kommunicerar över språkgränser.

Här är en funktionsjämförelse mellan Eskritor och andra marknadsalternativ så att du kan se skillnaden:

Om du verkligen vill bli bra på formellt skrivande är Eskritor det bästa valet. Det hjälper dig att få rätt ton, strukturera ditt skrivande och till och med skriva hela dokument åt dig. Andra verktyg är okej, men Eskritor är gjort just för formellt skrivande.

Prova Eskritor nu och se hur mycket bättre ditt formella skrivande kan bli!