การเขียนเชิงทางการคืออะไร? เคล็ดลับและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด

คำนิยามของการเขียนแบบทางการ

การเขียนแบบทางการเป็นรูปแบบที่ให้ความสำคัญกับความชัดเจน ความเป็นกลาง ความแม่นยำ และการยึดถือตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้

มันถูกใช้ในสถานการณ์ที่ต้องการโทนเสียงแบบมืออาชีพและเคารพ และในที่ซึ่งความถูกต้องและความน่าเชื่อถือมีความสำคัญสูงสุด การเขียนแบบทางการเกี่ยวกับการถ่ายทอดข้อมูลหรือข้อโต้แย้งในลักษณะที่ชัดเจน กระชับ และมีโครงสร้าง ปราศจากอคติส่วนตัว

คำแนะนำที่ดีสำหรับการเขียนแบบทางการคือ

การเปรียบเทียบระหว่างการเขียนแบบทางการและไม่เป็นทางการ

ตารางด้านล่างแสดงการเปรียบเทียบสถานการณ์ระหว่างการเขียนแบบทางการกับการเขียนแบบไม่เป็นทางการ

ตอนนี้ คุณสามารถจินตนาการได้ว่าการเขียนแบบทางการเป็นอย่างไร นี่คือวิธีที่คุณจะรู้ว่าเมื่อไหร่ควรใช้

เมื่อไหร่ควรใช้การเขียนแบบทางการ

การเขียนแบบทางการมีความสำคัญในสถานการณ์ทางวิชาชีพและวิชาการต่างๆ รวมถึง:

• การสื่อสารทางธุรกิจ: รายงาน ข้อเสนอ อีเมลทางการ จดหมายธุรกิจ และสัญญา
• งานเขียนทางวิชาการ: เรียงความ งานวิจัย วิทยานิพนธ์ ดุษฎีนิพนธ์ และบทความวารสาร
• เอกสารทางกฎหมาย: สัญญา คำฟ้องทางกฎหมาย และแถลงการณ์อย่างเป็นทางการ
• การพูดในที่สาธารณะและการนำเสนอ: สุนทรพจน์และการนำเสนอที่เตรียมไว้ในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ
• การสมัครงาน: จดหมายปะหน้าและประวัติย่อ
• การสื่อสารภายนอก: ข่าวประชาสัมพันธ์ ประกาศสาธารณะ และเนื้อหาเว็บไซต์อย่างเป็นทางการ

การใช้การเขียนแบบทางการในบริบทเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจว่าข้อความของคุณได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง เสริมสร้างภาพลักษณ์ทางวิชาชีพของคุณ และลดการตีความผิดพลาด

เทคนิคการเขียนแบบมืออาชีพ

เพื่อให้เชี่ยวชาญในการเขียนแบบทางการ ให้เขียนอย่างตรงไปตรงมาและกำจัดศัพท์เฉพาะและความซับซ้อนที่ไม่จำเป็นซึ่งอาจทำให้ข้อความของคุณคลุมเครือ ทุกประโยคต้องมีจุดประสงค์ที่ชัดเจน มีส่วนช่วยโดยตรงต่อข้อโต้แย้งหลักหรือเป้าหมายในการให้ข้อมูลของคุณ เลือกคำอย่างแม่นยำเพื่อขจัดความกำกวมและกำหนดคำสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าผู้อ่านของคุณเข้าใจอย่างครบถ้วนตั้งแต่เริ่มต้น

แนวทางการใช้ภาษาทางการ

เลือกคำของคุณอย่างระมัดระวังและใช้คำศัพท์ที่หลากหลายเพื่อหาคำที่เหมาะสมกับสิ่งที่คุณกำลังเขียนถึง อีกชุดกฎสำหรับภาษาทางการในการเขียนคือเกี่ยวกับวิธีการพูดสิ่งต่างๆ เขียนจากมุมมองบุคคลที่สาม – พูดถึง "เขา" "เธอ" "มัน" หรือ "พวกเขา" แทนที่จะเป็น "ฉัน" หรือ "คุณ"

วิธีนี้ทำให้การเขียนของคุณดูเป็นกลางมากขึ้นและเป็นส่วนตัวน้อยลง และโดยส่วนใหญ่ ใช้ประโยคกรรตุวาจก (active voice) เพื่อทำให้การเขียนของคุณตรงประเด็นมากขึ้น สุดท้าย อย่าใช้คำสแลง สำนวนในชีวิตประจำวัน หรือวลีที่อาจมีความหมายเฉพาะกับบางคนเท่านั้น

โครงสร้างและการจัดระเบียบ

เอกสารที่จัดระเบียบดีสร้างความแตกต่างอย่างมาก มันช่วยให้ผู้คนเข้าใจข้อความของคุณได้ง่ายเพราะการไหลและโครงสร้างการเขียนแบบทางการง่ายต่อการติดตาม เริ่มต้นด้วยบทนำที่ชัดเจนซึ่งบอกผู้คนว่าเอกสารของคุณเกี่ยวกับอะไรและคุณวางแผนที่จะทำหรือพูดอะไร

จากนั้น จัดระเบียบการเขียนของคุณเป็นย่อหน้า โดยแต่ละย่อหน้าพูดถึงเพียงหนึ่งแนวคิดหลัก ใช้ประโยคหัวข้อที่จุดเริ่มต้นของแต่ละย่อหน้าเพื่อแสดงว่าแนวคิดนั้นคืออะไร ใช้หัวข้อและหัวข้อย่อยเพื่อแบ่งข้อความของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้คำเชื่อมโยงเช่น "นอกจากนี้" "แต่" หรือ "ตัวอย่างเช่น" เพื่อเชื่อมต่อย่อหน้าและแนวคิดของคุณอย่างราบรื่น สุดท้าย จบด้วยบทสรุปที่แข็งแกร่งซึ่งสรุปประเด็นหลักของคุณและเตือนผู้คนถึงข้อความหลักของคุณ

ประเภทและมาตรฐานของเอกสาร

ในโลกธุรกิจ การเขียนแบบเป็นทางการมีหลายรูปแบบ แต่ละแบบมีมาตรฐานของตัวเอง:

• จดหมายธุรกิจ: เสียงที่เป็นมืออาชีพของคุณต่อโลกภายนอก มีความสละสลวย เคารพ และปฏิบัติตามข้อกำหนดความเป็นทางการอย่างเคร่งครัด
• รายงานธุรกิจ: การเขียนมุ่งเน้นที่ความเป็นกลางและการนำเสนอข้อเท็จจริง คล้ายกับบทความในวิกิพีเดีย สไตล์การเขียนชัดเจนและตรงไปตรงมา
• ข้อเสนอ: เป็นกลางเหมือนรายงาน แต่มีสไตล์การเขียนที่มองไปข้างหน้าและมุ่งเน้นการกระทำ ข้อเสนอมักใช้คำว่า เรา มากและมีโทนการชักจูงแฝงอยู่
• บันทึกข้อความ: ภาษาตรงไปตรงมาและเข้าถึงได้ง่าย หลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะ เหมือนกับการพูดกับเพื่อนร่วมงาน แต่คุณอยู่บนเวที และทุกคนสามารถได้ยินเสียงของคุณ
• อีเมล: มีความหลากหลายมากที่สุดและสะท้อนความสัมพันธ์กับผู้ที่คุณส่งอีเมลถึงเป็นหลัก หากเป็นเพื่อนร่วมงาน สามารถเขียนแบบเรียบง่ายและชัดเจน แต่ถ้าส่งถึงผู้บังคับบัญชา การเขียนแบบเป็นทางการและมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญ

การเข้าใจความแตกต่างเหล่านี้จะช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างแม่นยำและมีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมการทำงานที่หลากหลาย

กฎการจัดรูปแบบแบบมืออาชีพ

การจัดรูปแบบเพียงอย่างเดียวก็สามารถยกระดับงานเขียนของคุณได้ทันที นี่คือกฎการเขียนแบบเป็นทางการที่สำคัญซึ่งจำเป็นสำหรับการสร้างเอกสารทางการที่สละสลวยและมีประสิทธิภาพ:

• ฟอนต์มืออาชีพ: Arial หรือ Times New Roman ขนาด 12 พอยต์
• ระยะขอบและระยะห่าง: ขอบมาตรฐาน 1 นิ้วและระยะห่างบรรทัด 1.5 หรือสองเท่าเพื่อป้องกันข้อความแน่นเกินไป
• การจัดย่อหน้า: ย่อหน้าและเว้นระยะบรรทัดอย่างเหมาะสมเพื่อนำผู้อ่านผ่านแนวคิดของคุณ
• รายการ: รายการแบบตัวเลขสำหรับลำดับขั้นตอนและสัญลักษณ์หัวข้อย่อยสำหรับรายการต่างๆ
• ความสม่ำเสมอของสไตล์: ฟอนต์ หัวข้อ และสไตล์ที่เป็นแบบเดียวกันตลอดทั้งเอกสาร

ยิ่งตำแหน่งของคุณในบริษัทสูงเท่าไร คุณก็ยิ่งมีทางเลือกในการจัดสไตล์รูปแบบและเลือก ฟอนต์มืออาชีพ มากขึ้นเท่านั้น

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงในการเขียนแบบเป็นทางการ

มีข้อผิดพลาดทั่วไปหลายประการที่อาจบั่นทอนความเป็นทางการของการเขียนธุรกิจ:

• การใช้ศัพท์เฉพาะมากเกินไป: แม้ว่าคำศัพท์เฉพาะอุตสาหกรรมบางครั้งจะจำเป็น แต่การใช้ศัพท์เฉพาะมากเกินไปอาจทำให้ผู้อ่านสับสน
• ภาษาที่คลุมเครือ: หลีกเลี่ยงภาษาที่คลุมเครือหรือกำกวม จงเฉพาะเจาะจงและตรงไปตรงมาในข้อความของคุณ
• ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการพิมพ์ผิด: ตรวจทานอย่างละเอียด ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการพิมพ์ผิดจะลดความน่าเชื่อถือของคุณ
• ภาษาที่แสดงอารมณ์หรือมีอคติ: รักษาโทนเสียงให้เป็นกลางและเป็นวัตถุวิสัย หลีกเลี่ยงการแสดงอารมณ์หรือการใช้ภาษาที่มีอคติ
• คำขึ้นต้นและคำลงท้ายแบบไม่เป็นทางการ: ใช้คำขึ้นต้นแบบเป็นทางการ (เช่น "เรียน คุณ/นาย/นาง/นางสาว/ดร. [นามสกุล]") และคำลงท้าย (เช่น "ด้วยความเคารพ" "ขอแสดงความนับถือ")

หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้ และงานเขียนที่เป็นทางการของคุณจะแสดงถึงความมีอำนาจและความสละสลวยอย่างสม่ำเสมอ

มาตรฐานงานวิจัย

การเขียนเชิงวิชาการต้องการความเข้มงวดและความแม่นยำ งานวิจัยเป็นตัวอย่างชั้นเยี่ยมของการเขียนแบบเป็นทางการ:

• ขับเคลื่อนด้วยวิทยานิพนธ์: การเขียนแบบเป็นทางการคือสิ่งที่ทำให้วิทยานิพนธ์มีความชัดเจนและเข้าใจได้แม้กระทั่งสำหรับผู้อ่านในอนาคตอีกหลายปี ทุกอย่างที่นี่เกี่ยวกับการเป็นกลาง
• เชิงวิเคราะห์และวิจารณ์: ก้าวข้ามการบรรยายไปสู่การวิเคราะห์และประเมินข้อมูลอย่างมีวิจารณญาณ แสดงความคิดและข้อมูลเชิงลึกที่เป็นต้นฉบับ
• การโต้แย้งอย่างมีโครงสร้าง: นำเสนอข้อโต้แย้งอย่างเป็นลำดับขั้นตอนที่มีเหตุผล ใช้หลักฐานเพื่อสร้างประเด็นของคุณและจัดการกับข้อโต้แย้งตรงข้าม
• โทนและสไตล์ที่เป็นทางการ: รักษาโทนที่เป็นทางการสูง เป็นกลาง และไม่เป็นส่วนตัว หลีกเลี่ยงความคิดเห็นส่วนตัวและภาษาที่เป็นอัตวิสัย

หากคุณปฏิบัติตามกฎเหล่านี้ แนวคิดหลักของคุณจะชัดเจนแม้ว่าผู้คนจะอ่านมันในอีกหลายปีต่อมา

กฎการอ้างอิงและการอ้างถึง

การอ้างอิงที่ถูกต้องมีความสำคัญในแนวทางการเขียนเชิงวิชาการ การอ้างอิงให้เครดิตแก่แหล่งที่มาและหลีกเลี่ยงการลอกเลียน:

• รูปแบบการอ้างอิงที่สอดคล้อง: เลือกรูปแบบการอ้างอิงที่เป็นที่ยอมรับ (เช่น MLA, APA, Chicago) และยึดถือตามอย่างสม่ำเสมอตลอดทั้งเอกสารของคุณ
• การอ้างอิงในเนื้อหา: ใช้การอ้างอิงในเนื้อหาเพื่ออ้างถึงแหล่งที่มาภายในเนื้อหาของเอกสารของคุณ
• รายการอ้างอิง/บรรณานุกรม: รวมรายการที่ครอบคลุมของแหล่งที่มาทั้งหมดที่อ้างถึงไว้ท้ายเอกสารของคุณ
• ความถูกต้องและความครบถ้วน: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลการอ้างอิงทั้งหมดถูกต้องและครบถ้วน โดยปฏิบัติตามแนวทางของรูปแบบที่คุณเลือก
• การหลีกเลี่ยงการลอกเลียน: เข้าใจว่าอะไรคือการลอกเลียนและดำเนินการเพื่อหลีกเลี่ยง อ้างอิงแหล่งที่มาเสมอสำหรับการอ้างโดยตรง แนวคิดที่ถูกถอดความ และข้อมูล

การอ้างอิงและการอ้างถึงเป็นกระดูกสันหลังทางจริยธรรมของการเขียนเชิงวิชาการ

โทนและสไตล์ทางวิชาการ

ความสนใจของคุณควรอยู่ที่การวิจัยและหลักฐานเอง ไม่ใช่การใส่ความรู้สึกส่วนตัวหรือความคิดเห็นที่เป็นอัตวิสัยลงในการอภิปราย เพื่อรักษาจุดยืนที่เป็นกลางนี้ ให้ใช้มุมมองบุคคลที่สามอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งช่วยสร้างระยะห่างที่จำเป็นและเสริมความเป็นกลางของการสืบค้นทางวิชาการ

นอกจากนี้ ภาษาที่คุณเลือกต้องมีความแม่นยำและเป็นทางการ นั่นหมายถึงการใช้คำศัพท์เฉพาะในสาขาวิชาการของคุณ ในขณะที่หลีกเลี่ยงคำพูดทั่วไป คำสแลง และคำย่อที่บั่นทอนความจริงจังและความไร้กาลเวลาของงานวิชาการ

ตอนนี้คุณคุ้นเคยกับแนวทางการเขียนแบบเป็นทางการและเทคนิคการเขียนแบบมืออาชีพเหล่านี้แล้ว นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ AI เพื่อเขียนอย่างเป็นทางการให้คุณ

Eskritor

Eskritor เป็นผู้ช่วยการเขียนด้วย AI ที่ล้ำสมัยซึ่งใช้ในวงการวิชาการและอุตสาหกรรมองค์กรเพื่อเขียนและปรับแต่งเนื้อหา

เครื่องมืออัจฉริยะนี้ทำงานโดยประมวลผลหัวข้อ คำสำคัญ หรือโจทย์การเขียนที่เฉพาะเจาะจงของคุณ และใช้ประโยชน์จากเอนจิน AI เพื่อสร้างร่างต้นฉบับ ในกรณีนี้ เครื่องมือ AI สามารถนำการเขียนแบบทางการตามมาตรฐานอุตสาหกรรมมาใช้กับเอกสารของคุณ หรือสามารถเรียนรู้วิธีการจำลองสไตล์การเขียนของเอกสารทางการของบริษัทคุณ

คุณสมบัติพิเศษของ Eskritor สำหรับการเขียนแบบทางการ:

• การปรับโทนเสียง: ใช้การเขียนแบบทางการที่สม่ำเสมอ ถูกต้อง และเป็นมืออาชีพตลอดทั้งเอกสารของคุณ
• การเพิ่มประสิทธิภาพสไตล์: คำแนะนำสไตล์ขั้นสูงเพื่อปรับปรุงประโยคของคุณให้มีความชัดเจนและแม่นยำ
• ความช่วยเหลือด้านโครงสร้าง: ช่วยในการจัดระเบียบความคิดของคุณอย่างมีเหตุผล ช่วยให้คุณสร้างเอกสารที่มีโครงสร้างดีพร้อมบทนำที่ชัดเจน ย่อหน้าที่เชื่อมโยงกัน และบทสรุปที่แข็งแกร่ง
• การเพิ่มพูนคำศัพท์: Eskritor แนะนำคำพ้องความหมายและตัวเลือกคำศัพท์ที่เป็นทางการมากขึ้น เพื่อช่วยให้คุณห่างจากภาษาที่ไม่เป็นทางการและใช้คำศัพท์ที่เหมาะสมกับวิชาการหรือธุรกิจมากขึ้น
• ความสามารถในหลายภาษา: รองรับมากกว่า 40 ภาษา ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถรักษามาตรฐานการเขียนแบบทางการแม้ในการสื่อสารข้ามพรมแดนทางภาษา

นี่คือการเปรียบเทียบคุณสมบัติระหว่าง Eskritor และทางเลือกอื่นในตลาดเพื่อให้คุณเห็นความแตกต่าง:

หากคุณต้องการเก่งในการเขียนแบบทางการอย่างแท้จริง Eskritor เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด มันช่วยให้คุณได้โทนเสียงที่ถูกต้อง จัดโครงสร้างการเขียนของคุณ และแม้แต่เขียนเอกสารทั้งฉบับให้คุณ เครื่องมืออื่นๆ ก็ใช้ได้ แต่ Eskritor ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อการเขียนแบบทางการโดยเฉพาะ

ลองใช้ Eskritor ตอนนี้และดูว่าการเขียนแบบทางการของคุณจะดีขึ้นได้มากแค่ไหน!